Nouveautés dans Baltes 3.0.19

Résumé

  • Consultation des tarifs ( eTar)
  • La gestion des emails a été modernisée et améliorée.
  • Le nouvel eForm "Demande imagerie médicale (annexe 82)" peut être créée et envoyée à partir de Baltes.
  • 10 améliorations diverses ont également été réalisées dans le programme.

Le conseil du helpdesk

  • N'oubliez pas d'effectuer une sauvegarde complète de Baltes avant d'exécuter la mise à jour.
  • Vous trouverez de plus amples informations concernant cette nouvelle version de Baltes dans la rubrique Nouveautés dans l'aide (F1) de Baltes

Consultation des tarifs avec eTar

Dans la version 3.0.18 cette fonctionnalité n’était disponible que pour un groupe de dentistes pour la tester. Entre temps le service MyCareNet était disponible pour un groupe plus large  de dentistes ce qui a permis la disponibilité du service eTar pour tous les utilisateurs de Baltes à partir de cette version .

Qu’est-ce que eTar ?

eTar est un service de MyCareNet qui permet de consulter les tarifs des prestations auprès des mutuelles.

Vous pouvez ainsi par exemple déterminer si un patient peut être facturé en tiers-payant, est en ordre avec le trajet de soins buccaux ou aura droit au remboursement pour un détartrage.

Pour pouvoir utiliser eTar vous avez besoin d’un certificat eHealth valable, le NISS du patient et une connexion internet.

Je veux consulter automatiquement les tarifs lors de la tarification

Le contrôle de l’assurabilité pendant la tarification sera automatique pour les utilisateurs qui contrôlent cette assurabilité dans la tarification, si ce n’est pas votre cas veuillez cliquer sur le bouton BALTES > Utilitaires > eHealth > MyCareNet et cochez "Contrôler l’assurabilité lors de la facturation" et “Contrôler les tarifs lors de la facturation”.

Important: à la demande de MyCareNet la demande d’assurabilité ne sera plus contrôlée lors de la validation des traitements (en cliquant sur le bouton traiter) puisque cette information est déjà disponible dans la réponse de la consultation des tarifs. Pour le critère assurabilité de la prime télématique il est important que soit coché “Contrôler l’assurabilité à l’ouverture du patient” pour demander l’assurabilité à l’ouverture de la fiche du patient. Normalement cela doit déjà être coché.

Vous pouvez le configurer par utilisateur.

Comment fonctionne la consultation des tarifs ?

Quand vous cliquez sur “Traiter”, vous obtiendrez 3 réponses possibles de eTar:

 

1.      Tous les traitements ont été acceptés. Le montant que doit payer le patient est correct suivant les tarifs reçus.

Les traitements sont immédiatement facturés.

Exemple: Michel est un nouveau patient Ortho qui a précédemment eu un traitement chez un(e) collègue orthodontiste. Vous voulez réaliser chez lui un examen orthodontique (305550), mais vous n’êtes pas au courant si durant les deux dernières années ce traitement a été déjà attesté chez ce patient. Pendant la consultation des tarifs ce traitement sera contrôlé par la mutuelle : si toutes les conditions sont respectées, eTar va accepter ce traitement et transférer l’info dans Baltes.

2.      Tous les traitements ont été acceptés mais le patient doit payer un montant plus élevé ou moins élevé suivant les tarifs reçus.

Les traitements ne seront pas encore facturés. Baltes vous informe sur les montants adaptés que le patient doit payer.

Exemple 2: Vous exécutez un traitement chez le patient Frédérique en tiers payant, selon Baltes Frédérique n’est pas en ordre avec son trajet de soins buccaux (TSB) car l’année dernière Frédérique n’a pas eu de traitement dans Baltes , cependant il a eu un contrôle chez un autre dentiste dans un autre cabinet ! Donc son TSB est en ordre (à condition que la mutuelle ait bien reçu l’attestation du patient) ; la consultation des tarifs va vous informer que Frédérique a droit à un remboursement maximal, c’est alors qu’il doit payer un ticket modérateur diminué.

Vous êtes d’accord avec la modification.

Cliquez une fois de plus sur “Traiter”.

Vous voulez quand même attester un autre montant au patient !

Exemple : Vous voulez chez la patiente Charlotte tarifier un honoraire situé entre le prix du remboursement et celui de la convention, dans ce cas l’honoraire demandé sera changé vers le prix de convention par la consultation des tarifs, si vous voulez garder votre honoraire inchangé veuillez faire ceci :

  1. Encodez le montant désiré.
  2. Décochez la case “Récupérer automatiquement” (en haut à droite de l’écran de tarification).
  3. Cliquez une fois de plus sur “Traiter”. Les traitements seront alors facturés sans consultation des tarifs.

3.      Tous les traitements n’ont pas été acceptés.

Dans la colonne eTar une icône d’avertissement s'affiche :

Dans la colonne info vous verrez par traitement pourquoi celui-ci n’a pas été accepté. Glissez pour cela la souris sur cette colonne .

Exemple 1 : Vous voulez attester un détartrage chez la patiente Sara qui a déjà eu le même traitement dans un autre cabinet ; eTar va vous renseigner de cette situation dans la rubrique référence, là vous pouvez voir quel numéro de nomenclature a déjà été attesté et à quelle date. Dans cet exemple on voit que Sara a déjà eu un détartrage le 23/01/2017.

Exemple 2: Jona est un patient Ortho chez qui vous avez déjà réalisé un examen orthodontique (305550), mais il n’a pas encore présenté son attestation à sa mutuelle. Vous voulez cette fois-ci réaliser une analyse ortho (305572), en la tarifiant, eTar vous informe que ce traitement ne remplit pas les conditions préalables. Dans ce cas précis la condition préalable est l’attestation du code 305550, selon eTar cette condition n’est pas remplie car la mutuelle n’a pas encore reçu l’attestation.

Nous avons remarqué que chez notre groupe de dentistes qui testent eTar pour nous avec la version 3.0.18 de Baltes , que parfois eTar, injustement, ne valide pas certains traitements. Nous avons contacté les mutuelles en question qui nous ont confirmé que ce genre de situation se présentera de moins en moins fréquemment. Si vous êtes confronté à ce genre de situation, veuillez directement contacter la mutuelle du patient.

Vous voulez quand même attester ce traitement

Cliquez sur le bouton “Ignorer et tarifier quand même” dans la barre d’info qui s’affiche au-dessus de la fenêtre de tarification

Les traitements seront traités sans consultation des tarifs.

Vous pouvez adapter les traitements pour ensuite de nouveau les tarifier 

Par exemple : ajouter le numéro de dent qui est requis pour le traitement ou remplacer le traitement par un traitement sans code de nomenclature.

Après avoir effectué les modifications, cliquez à nouveau sur “Traiter”. Les tarifs seront maintenant consultés pour les traitements modifiés.

Plus d'info ?

Vous trouverez des informations plus détaillées au sujet de la consultation des tarifs dans Baltes sur notre page d’information eTar.

Gestion du mail améliorée

La gestion des emails dans Baltes a été améliorée avec plusieurs fonctionnalités. Vous trouverez ci-dessous une explication des modifications les plus importantes.

Gestion des mails dans le module de communication

La gestion de mails est désormais disponible, tout comme la création des lettres et e-mails dans la fenêtre communication. Ceci vous permettra de continuer d'exécuter des traitements alors que cette fenêtre de gestion de mails restera toujours ouverte. Vous pouvez bien sûr toujours ouvrir la gestion des mails via COMMUNICATION > Gestion e-mail et aussi via ACCUEIL > Gestion e-mail.

La gestion des mails est disponible pour tous les utilisateurs, la recherche dans tous les mails archivés est accessible. L’accès à un compte mail spécifique peut être configuré par utilisateur (Bouton BALTES > Utilitaires > Comptes E-mail).

Recherche dans tous les e-mails

Au-dessus de la liste de tous les e-mails vous pouvez chercher dans n’importe quel e-mail. Vous pouvez chercher un mail par expéditeur, date ou sujet. Une recherche pourra s’effectuer même par rapport au contenu des mails reçus ou ouverts depuis la version 3.0.19 de Baltes.

Grâce au menu RECHERCHER vous pouvez chercher dans tous les dossiers sur lesquels vous avez des droits d’accès, dans ce menu vous trouverez des filtres pratiques.

Toutes les informations du mail à portée de main

Dans la liste des e-mails vous pouvez dorénavant voir en une fois la catégorie, la priorité et l(es)a première(s) ligne(s) d’un e-mail, il est aussi possible de voir si un ou plusieurs patients sont liés à un mail.

La catégorie pourra être modifiée dans la gestion e-mail.

Lier un mail à un patient

Lier un mail à un patient est possible en cliquant sur le bouton Patient sous "Enregistrer sous", puis veuillez cliquer sur Archiver pour intégrer le mail dans la fiche du patient. Le mail sera disponible dans l’historique des communications du patient (F11).

Tous les comptes mail en un aperçu

Si vous sélectionnez la boîte de réception (ou boîte d’envoi), vous aurez en un seul aperçu tous les mails reçus (envoyés) de tous les comptes e-mails configurés pour vous. Si vous voulez voir uniquement les e-mails d’un seul compte, veuillez sélectionner ce compte dans boite de réception ou boîte d’envoi.

Baltes affiche le nombre de mails reçus non lus (total + par boîte de réception), mais aussi le nombre de mails non envoyés à côté de la boîte d’envoi.

En plus

  • Vous pouvez répondre un mail ou le transférer directement dans la gestion de mails. Veuillez cliquer pour cela sur les boutons Répondre, Répondre à tous ou Transférer au-dessus du sujet de l'e-mail.
    • Souhaitez-vous lire un autre e-mail avant d’envoyer celui que vous avez ouvert ? Veuillez ouvrir cet e-mail dans un nouvel onglet puis utiliser le bouton Pop-out pour le traiter.
    • Vous pouvez ajouter des pièces jointes (par exemple à partir d’un mail dans la gestion e-mail) par glisser-déposer (drag & drop).
  • Vous pouvez grouper et filtrer par rapport aux différentes colonnes.

Nouvel eForm " Demande imagerie médicale (annexe 82) "

 Remarque : Il est toujours conseillé d’imprimer l'eForm, le signer et le donner au patient.

Le formulaire de demande pour un examen en imagerie médicale (Annexe 82 ) peut être envoyé vers les hôpitaux électroniquement d’une manière sécurisée. Le destinataire reçoit dans sa eHealthbox ce formulaire (éventuellement avec des pièces jointes).

Recevoir et envoyer des messages de sa eHealthbox sera possible pour les dentistes dans une prochaine version de Baltes, cela sera un des critères nécessaires pour la prime télématique de 2017.

De quoi ai-je besoin pour envoyer un eForm ?

  • Un certificat eHealth personel et valide configuré dans Baltes.
  • Un abonnement à Hector (contactez pour cela le sécretariat de la Société de Médecine Dentaire). Hector doit être installé dans votre cabinet.
  • Le NISS du patient doit être connu dans Baltes.

Le eForm n’est disponible que si les trois conditions précédentes sont remplies.

Télécharger l'eForm" Demande imagerie médicale (annexe 82)"

Ce formulaire se trouve dans COMMUNICATION > Annexe mutuelle > Annexe 82 eForm. Si vous avez coché l’option Polyglotte dans Bouton BALTES > Utilitaires > Général, des formulaires en néerlandais ainsi qu’en français seront ouverts selon la langue du patient.

Ce formulaire eForm se trouve aussi dans la fenêtre communication via Nouvelle communication > eForms.

Prochainement la liste des eForms s'élargira, on y introduira probablement par exemple les formulaires des assurances complémentaires et les renvois.

Compléter l'eForm

Les données du praticien et patient actifs seront remplis automatiquement.

Vous sélectionnez le destinataire dans l'eForm en introduisant dans les champs de recherche des contacts eHealth :

Une annexe ou plusieurs peuvent être ajoutées, elles peuvent atteindre les 9Mb. Elles sont ajoutées de la même manière qu’on ajoute une annexe dans un e-mail.

Envoi de eForm

Après avoir complété l'eForm et choisi le destinataire vous pouvez envoyer l'eForm, il est aussi possible d'imprimer l'eForm.

Après l’envoi de l’eForm, ce dernier sera sauvegardé dans Historiques des communications.

Améliorations diverses

  • Imprimer et exporter les données du patient via la fenêtre de recherche (F3) est possible si vous êtes connecté comme utilisateur principal.
  • Amélioration technique : mise à niveau de Baltes vers .NET 4.5.2. La version précédente de .NET n’est plus supportée par Microsoft. Avec cette mise à jour, nous nous assurons que Baltes utilise bien les dernières évolutions techniques.
  • La consultation des tarifs via eTar n’est possible que si le NISS et le numéro INAMI du dentiste sont complétés. Sinon, la consultation des tarifs n’est pas possible et Baltes vous informera de la situation.
  • Le problème avec l'ajout manuel d’une ligne supplémentaire dans l’historique des traitements est résolu.
  • Le problème avec l’import des e-mails avec certains types de destinataires est résolu.
  • Les traitements encore à facturer sont remplis correctement quand les honoraires sont modifiés après une consultation de tarifs.
  • À la création d’un nouvel utilisateur l’ID de l’agenda en ligne ne sera plus repris par l’utilisateur principal.
  • Plus de message d’erreur en réalisant un cercle familial.
  • Les droits d’accès à un compte e-mail sont bien enregistrés dans les paramètres.
  • L’import d’un fichier texte est possible avec le bouton "Importer" dans le ruban dans un modèle.