Loi Européenne sur la protection des données personnelles (GDPR)

À partir du 25 mai 2018, le règlement général sur la protection des données (GDPR) entrera en vigueur en Europe. Cette nouvelle législation vise à assurer une protection adéquate et la sécurité des données personnelles. Il est certain que dans le secteur de la santé, il est très important que les données personnelles soient traitées de manière correcte. Cela affecte différents aspects de l’organisation de votre cabinet, dont votre logiciel de gestion des patients est l'un d'entre eux. Dans Baltes et les outils correspondants (Baltes Internet Update, BaltesAdmin, etc.), nous avons apporté les améliorations nécessaires pour être en conformité avec le GDPR.

Il est important de savoir qu'il ne suffit pas de travailler avec un logiciel conforme au GDPR pour être parfaitement en ordre avec le GDPR. Baltes vous y aide déjà en partie, mais pour un aperçu complet des points d'attention pour votre cabinet, informez-vous de préférence auprès de votre association professionnelle ou d’un spécialiste en la matière.

Message d’information lors de l’ouverture

Lors de l’ouverture de Baltes, chaque utilisateur reçoit un message d'information dans lequel sont mentionnés les points d'attention concernant le GDPR dans Baltes et le contact avec le Helpdesk. Le message contient également quelques trucs et astuces utiles pour l’organisation de votre cabinet et vous donne un aperçu des actions que Corilus a mises en place pour le GDPR.

Ce message apparaît lorsque l'utilisateur se connecte dans Baltes. Vous pouvez choisir de l'afficher à nouveau la prochaine fois que vous vous connectez en cliquant sur « Afficher à nouveau plus tard ». Après avoir lu le message, vous pouvez le masquer en cochant la case « Lu et approuvé » et en cliquant sur le bouton « Ne plus afficher le message ».

Si vous le souhaitez, vous pouvez également consulter cette information plus tard sur notre site Web utilisateur. Cliquez ici pour ouvrir la page avec le message d'information.

Mot de passe obligatoire par utilisateur

Pour protéger les données personnelles de vos patients dans Baltes, chaque utilisateur devra obligatoirement définir un mot de passe. Si un utilisateur ne travaille pas encore avec un mot de passe, lors de sa première connexion, il lui sera demandé de choisir un mot de passe. Un mot de passe doit également être choisi lors de l’ajout d’un nouvel utilisateur.

Auditing (Journaux)

Une des exigences du GDPR est de garder une trace de qui a accès à quelles données des patients. A partir de cette version de Baltes cela s’effectuera automatiquement pour vous. Chaque fois qu'un utilisateur ouvre une fiche patient ou imprime ou exporte une liste de patients, cette action sera conservée dans la base de données.

Les superviseurs peuvent consulter cet audit (logs) via le bouton BALTES> Gestion du programme> Consulter l'audit.

Améliorations techniques

Les améliorations techniques suivantes pour le GDPR ont été réalisées au cœur même du programme Baltes.

• La communication entre Baltes et les agendas en ligne avec lesquels Baltes peut se connecter s’effectue maintenant via une connexion sécurisée.
• La communication entre Baltes et Spryng (service SMS) pour l'envoi de messages SMS depuis Baltes s'effectue également via une connexion mieux sécurisée.
• Tous les liens de Baltes vers le site Web de l'utilisateur utilisent maintenant une URL sécurisée (https au lieu de http). 
• Le mot de passe dont Baltes a besoin pour accéder à la base de données a été sécurisé (crypté).
• Tous les mots de passe utilisés dans Baltes, tels que les mots de passe des utilisateurs, le mot de passe pour la comptabilité, les comptes de messagerie, Spryng, etc. ont été cryptés et stockés dans la base de données.
• Les fichiers keystore de votre certificat eHealth ne sont plus stockés dans un dossier sur le serveur, mais directement dans la base de données.
• Par défaut, les données les plus sensibles, telles que le numéro NISS ou le numéro INAMI, ne sont plus écrites dans les fichiers des journaux
• Le code de programmation de Baltes a été parcouru pour rendre l'injection SQL impossible (manipulations de base de données indésirables).

Améliorations diverses pour le GDPR

• Les données sensibles, telles que le NISS du patient, ne sont plus affichées dans les listes générales des patients ni dans listes définies par les utilisateurs.
• Les droits et paramètres standards (superviseur, eHealth, etc.) qui sont attribués lors de la création d'un nouvel utilisateur ont été réduits aux droits et aux paramètres qui sont conformes au principe de « Security by design». Bien sûr, cela peut encore être configuré après la création de l'utilisateur. 
• Baltes affiche un avertissement lors de la configuration d'un compte de messagerie non protégé de manière optimale.
• Lorsque vous cochez un paramètre qui vous permet de partager une session eHealth avec d'autres utilisateurs, Baltes affiche des éclaircissements sur ce que ce paramètre signifie exactement.
• Les paramètres eHealth ne peuvent être gérés que par l'utilisateur correspondant.

Communication eHealthbox vers des médecins hospitaliers

Les hôpitaux demandent de plus en plus d'éviter la communication par e-mail et de travailler autant que possible avec les messages eHealthbox. Envoyer des messages eHealthbox vers la eHealthbox personnelle d'un collègue était déjà possible dans Baltes, mais à partir de cette version, vous pouvez également adresser vos messages vers la eHealthbox d'un médecin dans un hôpital. Le message est envoyé vers la eHealthbox de l'hôpital en mentionnant le médecin à qui le message est destiné. De cette façon, l'hôpital peut s'assurer que le message parviendra à la bonne personne.

Comment puis-je trouver un médecin hospitalier dans le carnet d’adresses eHealth de Baltes ?

1. Ouvrez un nouveau message et cliquez sur "À" pour ouvrir le carnet d'adresses
2. Tapez le nom du médecin et / ou le nom de l'hôpital
3. Si le médecin dispose également d'une boîte eHealthBox personnelle, vous pouvez obtenir 2 résultats de recherche pour le même médecin:
1. Le patient sera-t-il traité à l'hôpital ? Choisissez alors le résultat de recherche dans lequel l'hôpital et le numéro INAMI correspondant (7xxxxxxx) sont mentionnés.
2. Dans les autres cas, choisissez le résultat de recherche qui mentionne "Médecin / Dentiste" et le numéro INAMI du médecin. Ensuite, le message sera envoyé à la boîte eHealthBox personnelle du médecin, à laquelle l'hôpital n'a pas accès.

Que faire si je ne trouve pas le médecin dans le carnet d'adresses de Baltes ?

Si vous ne trouvez pas le médecin ou si vous ne trouvez que la eHealthbox personnelle (= contact eHealth sans mention de l'hôpital), vous devrez demander à l'hôpital d'ajouter le médecin aux HealthPages, c'est le nom du carnet d'adresses externe que Baltes utilise. Cliquez ici pour plus d'informations sur comment cela fonctionne.

Couplez votre message eHealth à un patient

L'un des avantages de la eHealthbox est que le NISS du patient peut être envoyé avec le message. Dans Baltes, le message reçu peut de cette manière être automatiquement lié à la bonne fiche patient à condition que le patient et son NISS soient déjà connus dans votre programme.

Les hôpitaux vont plus loin et demandent toujours l'envoi du NISS du patient, afin que le message puisse être acheminé automatiquement vers la fiche du patient. Si vous envoyez un message à un hôpital sans mentionner le NISS du patient, Baltes vous alertera. Il existe un risque qu'un tel message ne parvienne jamais au médecin en question.

Que faire si l'hôpital ne peut pas lire le contenu de mon message ?

Dans Baltes, nous avons choisi de limiter autant que possible les différences entre e-mail et eHealthbox. Si eHealthbox devient la nouvelle façon de communiquer entre les prestataires de soins de santé, vous devez pouvoir bénéficier de toutes les fonctionnalités déjà présentes pour la gestion des e-mails. Le contenu d'un message eHealthbox dans Baltes est donc envoyé au format HTML, le format le plus utilisé pour les e-mails. Cela vous donne l'opportunité de travailler dans vos messages avec des mises en page, des puces, des images, etc...

Cependant, de nombreux hôpitaux ne prennent en charge que du texte brut pour le contenu d'un message eHealthbox. Afin de quand même communiquer avec les hôpitaux qui travaillent actuellement avec ce format obsolète, vous pouvez choisir d'ajouter votre message sous forme de lettre annexée au message. Cela peut être réalisé en effectuant les 3 étapes suivantes:

1. Préparez votre lettre en tant que « document » et stockez-la dans la fiche du patient. Astuce: gagnez du temps en travaillant avec les modèles.
2. Ouvrez un nouveau message eHealthBox
3. Ajoutez le document que vous venez de créer via Pièce jointe> Communication

Le document est ensuite automatiquement converti en un fichier PDF et ajouté au message en pièce jointe.

Assistant prime télématique – prime 2018

Les critères à respecter pour obtenir la prime télématique de 2018 ne sont toujours pas clairement établis. Afin d'éviter de manquer la prime de 2018 en raison de la communication tardive des critères définitifs, l'assistant télématique a déjà été activé pour 2018. L'assistant informe chaque dentiste si son attention est requise pour un critère spécifique et ce sur base de la proposition initiale pour les critères de la prime télématique de 2018. Si vous êtes en ordre avec ces critères, il y a de fortes chances que vous soyez également éligible pour les critères définitifs de 2018.

Une fois les critères définitifs connus, nous vous tiendrons informés via notre newsletter. Nous espérons que ces critères définitifs seront publiés rapidement.

Améliorations diverses

• Lors de l’encodage d’un traitement conservateur via le schéma dentaire sur une dent avec plusieurs racines sur une desquelles une section de racine a été encodée, aucun refus incorrect ne sera plus donné.
• Il n’y aura plus de numéro de dent ajouté au paiement lors de l’encodage via la fenêtre “Administration ortho” d’un forfait de traitement régulier (305616).
• Le message qui s’affiche lorsque le patient n’est plus remboursable pour un détartrage ou un examen buccal parodontal a été clarifié.
• L'économiseur d'écran de Baltes ne peut plus être contourné, par exemple via ALT + F4, sans entrer de mot de passe.
• Lorsque vous cherchez un médicament dans le répertoire pour une prescription classique, vous ne recevrez plus de message d'erreur si votre recherche contient une apostrophe (').
• La mise à jour automatique de l’utilitaire Baltes Internet update est maintenant également possible même s'il existe déjà une ancienne version de cet outil sur le PC.
• La taille de la base de données qui est limitée par l'utilisation de SQL Server Express est vérifiée quotidiennement. Si cette limite est presque atteinte, une notification sera affichée à temps lors de l’ouverture de Baltes. Le pourcentage correspondant à cette limite peut être consulté via le point d'interrogation dans le coin supérieur droit de Baltes> Données techniques> sous [DATABASE INFO].