Important à savoir !

Hygiénistes bucco-dentaires

Qu'est-ce qui change à partir du 1er octobre ?

À partir du 1er octobre, une nomenclature entre en vigueur pour des traitements spécifiques effectués par un hygiéniste. L'INAMI fixe les conditions suivantes :

1. Vous devez attester la nomenclature au nom d'un dentiste en mentionnant le numéro INAMI de l'hygiéniste.
2. Une prescription pour ces traitements, créée et signée par le dentiste et par session, est obligatoire.
3. Les tarifs et les règles de cumul pour ces numéros de nomenclature des hygiénistes dentaires sont les mêmes que pour les numéros de nomenclature correspondants des dentistes.

Plus précisément, il s'agit des traitements suivants, chacun étant effectué par un hygiéniste :

• Scellements (<18 ans)
  
• Détartrages (1 fois par an, adultes)
• Nettoyage prophylactique chez des handicapés physiques ou mentaux (1 fois par trimestre, <18 ans et adultes)
  • Le supplément pour les besoins particuliers peut ici être attesté

Aucune nomenclature n'est actuellement prévue pour les autres traitements qu'un hygiéniste peut effectuer.

Commencer avec les hygiénistes en 3 étapes 

Vous êtes hygiéniste et vous n'avez pas encore demandé un numéro INAMI ? Alors cliquez ici pour plus d'informations.

Étape 1 : assurez-vous que chaque hygiéniste possède un compte utilisateur unique dans CareConnect

Lors de la création ou de la modification de l'utilisateur hygiéniste dentaire, il y a 3 points à considérer :

1. Entrez le numéro INAMI de l'hygiéniste.
2. Sélectionnez "Hygiéniste bucco-dentaire" sous "Type".
3. L'hygiéniste travaille-t-il/elle habituellement avec le même dentiste ? Sélectionnez ensuite ce dentiste sous "Prestataire standard" et cochez "Sélectionner automatiquement".

Étape 2 : lier un compte Passport à cet utilisateur

Pour cela, il est important que vous ayez 1 utilisateur unique par hygiéniste. Au sein d'un même cabinet, vous ne pouvez lier un compte Passport qu'à un seul utilisateur.

Vous trouverez plus d'informations sur la création de votre compte Passeport ici : Comment créer votre propre compte Passport ?

Étape 3 : ajouter une signature pour chaque dentiste qui prescrira des traitements pour un hygiéniste

Vous pouvez facilement le faire en vous connectant au nom du dentiste et en ajoutant la signature manuscrite via ACCUEIL > Utilitaires > Utilisateur > Signature. Cliquez sur "Parcourir" et sélectionnez le fichier image contenant votre signature.

Conseil : pour charger votre signature sous forme d'image, procédez comme suit :

• Placez votre signature au milieu d'une feuille A4 vierge.
• Prenez une photo de cette signature avec votre smartphone. Veillez à ce que la signature s'inscrive précisément dans la photo.
• Envoyez cette photo en pièce jointe à votre adresse e-mail. Votre smartphone vous propose-t-il de réduire la taille de l'image ? Alors, veuillez le faire.
• Ouvrez l'e-mail sur un ordinateur avec CareConnect Dentist et enregistrez-y la signature.

Encoder des traitements d'hygiéniste

Je suis hygiéniste :

Sélectionnez le dentiste qui attestera vos traitements dans le panneau latéral droit. Puis saisissez les traitements de la même manière que le dentiste le fait habituellement. Ceux-ci seront ensuite envoyés vers la fenêtre "Tarifier" comme suit :

• Prestataire : c'est le dentiste que vous avez sélectionné dans le panneau latéral droit.
• Hygiéniste bucco-dentaire : votre nom sera toujours sélectionné dans cette colonne.

La procédure ci-dessus vous permet également d'indiquer que vous avez assisté un traitement pour lequel la nomenclature propre aux dentistes est attestée.

Nous aimerions vous donner deux autres conseils :

1. Vous souhaitez saisir des traitements hors nomenclature (par exemple : sevrage tabagique, blanchiment, ...) ? Utilisez alors le bouton "Traitements divers" dans le schéma dentaire.
2. Voulez-vous pouvoir introduire plus de traitements via le schéma dentaire ? Activez alors les boutons via ACCUEIL > Utilitaires > Affichage > Panneaux Traitement.

Je suis dentiste ou assistant(e)

S'il y a des utilisateurs hygiénistes dentaires dans votre cabinet, une nouvelle colonne "Hygiéniste bucco-dentaire" apparaîtra lors de la saisie des scellements et des détartrages. Sélectionnez ici l'hygiéniste qui a effectué le(s) traitement(s). La nomenclature correspondante pour les hygiénistes sera alors envoyée vers la fenêtre de tarification.

Si vous voulez indiquer pour d'autres traitements que l'hygiéniste vous a assisté, vous pouvez le faire dans la fenêtre "Tarifier". Notez que cela fonctionne mieux si c'est l'hygiéniste lui-même qui saisit les traitements, cet hygiéniste sera alors automatiquement sélectionné dans les lignes correspondantes de la fenêtre "Tarifier".

Créer la prescription

Par session et par patient où la nomenclature des hygiénistes est attestée, la création d'une prescription est obligatoire. Ici, CareConnect Dentist offre 2 options :

Le dentiste et l'hygiéniste travaillent en étroite collaboration dans le même cabinet

Nous constatons que c'est le cas dans de nombreux cabinets, ce qui est préférable. L'hygiéniste travaille alors de manière assez indépendante tout en recevant le soutien nécessaire et les instructions verbales du dentiste. Nous voulons soutenir cette coopération harmonieuse avec CareConnect. C'est pourquoi nous recommandons dans ce cas le flux de travail suivant :

1. En tant que dentiste, vous demandez à l'hygiéniste d'effectuer un traitement spécifique sur le patient, comme un scellement ou un détartrage. Vous le faites par consultation verbale ou en fixant un rendez-vous pour ce patient avec l'hygiéniste.
2. L'hygiéniste effectue le traitement et enregistre les données nécessaires dans le dossier du patient. Outre la saisie du traitement, il peut également être pertinent de compléter l'anamnèse (Schéma dentaire > Autres > Anamnèse) et/ou les antécédents médicaux (Dossier patient > Antécédents).
3. Après le traitement, le dentiste vérifie le traitement effectué, par exemple en ouvrant le dossier du patient sur son poste ou en passant au fauteuil où travaille l'hygiéniste. Ici, les instructions de l'étape 1 sont formalisées par la création de la prescription avant le paiement.

Notez que la première étape de ce flux de travail est très importante. C'est en effet le dentiste qui donne l'instruction à l'hygiéniste d'effectuer les traitements pour lesquels une prescription est nécessaire. La formalisation de cette instruction se fait avant le paiement car à ce moment-là, toutes les informations sont connues pour créer la prescription de manière fluide. Cela évite les tâches administratives supplémentaires et vous permet de vous concentrer davantage sur la qualité des soins que vous prodiguez à vos patients.

Conseil : vous pouvez modifier les items par défaut et les valeurs associées d'une anamnèse via Gestion du cabinet > Bibliothèque > flèche à côté de "Remarques des traitements" > Anamnèse.

Comment créer la prescription ?

Cela peut se faire de deux manières :

1. Via le bouton "Créer une prescription" dans la fenêtre "Tarifier". Si une prescription n'a pas encore été créée pour un traitement d'un hygiéniste, vous le verrez par l'icône de prescription rouge.
   
   
2. Via le message qui apparaît après avoir cliqué sur "Traiter" si une prescription n'a pas encore été créée.

Le dentiste approuve ensuite la prescription. Là encore, il y a deux possibilités :

• Depuis le PC où l'hygiéniste est connecté(e) : le dentiste est invité à saisir le code PIN de son compte Passport. Ceci permet d'ajouter en toute sécurité la signature du dentiste à la prescription.
• Depuis le PC où le dentiste est connecté via Passport : il suffit ici d'ouvrir le dossier du patient et d'approuver la prescription via la fenêtre "Tarifier" -> "Créer prescription". La saisie du code PIN du compte Passport n'est ici plus nécessaire.

Dois-je toujours remplir la rubrique "Anamnèse" et/ou "Informations supplémentaires importantes" ?

S'il n'y a pas d'éléments pertinents, ces rubriques peuvent être laissées vides. 2 exemples d'informations pertinentes à inclure sur la prescription :

• Endocardite lors d'un détartrage
• Hypersensibilité aux résines synthétiques lors d'un scellement

Le dentiste prescripteur n'est pas présent dans le cabinet

Dans cette situation, vous ne pouvez pas appliquer la méthode ci-dessus. Ici, il y a deux possibilités :

1. Le dentiste saisit à l'avance les traitements à effectuer afin que les codes correspondants se trouvent déjà dans la fenêtre Tarifier. Là, vous pouvez déjà créer la prescription.
2. Vous pouvez également créer la prescription via le module de communication de CareConnect Dentist. Vous le ferez, par exemple, si l'hygiéniste qui effectuera le traitement travaille dans un autre cabinet.

La création de la prescription via le module de communication peut se faire comme suit :

• Cliquez ici pour télécharger le formulaire de prescription.

• Ajoutez ce formulaire de prescription comme modèle au module de communication.
  • Conseil : créer un nouveau modèle et faire glisser le document Word téléchargé dans le module de communication pour ajouter son contenu au modèle.
• Ouvrez le patient pour lequel vous souhaitez créer une prescription et cliquez sur "Nouvelle communication". Sélectionnez ensuite le modèle que vous avez ajouté à l'étape précédente.
  • Conseil : vous utilisez souvent ce modèle ? Ajoutez-le alors comme favori.
• Complétez le document, puis enregistrez-le. Vous pourrez ainsi présenter la prescription en cas de contrôle ultérieur.

Que se passe-t-il si le dentiste qui prescrit diffère du dentiste qui atteste ?

Ce n'est que dans ce cas que vous devez ajuster le numéro INAMI du prescripteur et éventuellement aussi la date de prescription du traitement dans la fenêtre "Tarifier". Cela peut se faire via les colonnes "Numéro INAMI de prescripteur" et "Date de prescription" qui se trouvent à droite dans la fenêtre de tarification.

Attester les traitements

L'attestation de ces traitements est très similaire à l'attestation de la nomenclature dentaire, à l'exception des différences ci-dessous.

Paiement direct

Ici, l'attestation électronique (eAttest) n'est temporairement pas possible (jusqu'au 1/12/2022). CareConnect crééra donc toujours une attestation papier pour la nomenclature des hygiénistes. Cette attestation papier mentionne à la fois l'hygiéniste et le dentiste.

Attention, c'est le dentiste qui signe l'attestation papier !

Tiers payant

Pour vous éviter de devoir à nouveau passer par le tiers payant papier, nous avons procédé à un développement supplémentaire dans CareConnect. Ainsi, à partir du 1er octobre, vous pouvez déjà créer des attestations électroniques en tiers payant (eFact), mais celles-ci ne seront pas encore envoyées aux mutuelles. Leur envoi aux mutuelles ne se fera qu'après le 1/12/2022 afin qu'elles puissent être traitées correctement.

Notez que cela n'affecte pas la facturation électronique de la nomenclature des dentistes via eFact, rien ne changera à ce niveau. Uniquement pour les codes de nomenclature des hygiénistes que vous attestez, vous ne recevrez les paiements qu'en décembre, une facturation antérieure n'étant pas possible.

Financier

Comme l'attestation est faite au nom du dentiste, vous trouverez également les traitements attestés et les paiements correspondants au nom du dentiste dans les listes financières.

Souhaitez-vous voir une distinction entre les traitements effectués par l'hygiéniste et ceux effectués par le dentiste ? Vous pouvez alors le faire via Comptabilité > Financier :

Je veux voir le montant total des traitements attestés au nom d'un dentiste

Cela peut encore être fait en sélectionnant le dentiste dans la fenêtre Financier.

• Vous verrez tous les traitements attestés au nom du dentiste. Il s'agit aussi bien des traitements effectués par le dentiste que par l'hygiéniste.
• Vous verrez également tous les paiements des patients liés à ce dentiste.

Je veux voir le montant total des traitements effectués par un dentiste

Pour ce faire, sélectionnez toujours le dentiste dans la fenêtre Financier, mais cochez en plus "Sans les traitements avec hygiéniste".

• Vous voyez maintenant tous les traitements attestés au nom du dentiste, sauf ceux pour lesquels un hygiéniste est mentionné. 

Je veux voir le montant total des traitements effectués par un hygiéniste

Pour ce faire, sélectionnez l'hygiéniste dans la fenêtre Financier.

• Vous voyez maintenant tous les traitements pour lesquels l'hygiéniste a été impliqué(e). Il s'agit aussi bien de traitements attestés au nom de l'hygiéniste (cela peut être pour des traitements hors nomenclature) que de traitements attestés au nom d'un dentiste, dans lesquels cet(te) hygiéniste a été sélectionné(e) comme hygiéniste.

Améliorations diverses

• Le numéro de dent d'une suture (3x5130 et 3x5152) est désormais également transmis lors de l'attestation électronique. L'INAMI avait initialement communiqué que cela n'était pas nécessaire, mais cela a été rectifié récemment.
• Les coordonnées des Mutualités chrétiennes ont été mises à jour dans la liste des mutuelles.
• Résolu : le contrôle pour vérifier si le nettoyage prophylactique des personnes handicapées avait déjà été attesté dans un trimestre n'était pas toujours effectué correctement.
• Résolu : lors du traitement d'un scellement sans numéro de dent, un message d'erreur technique était affiché.
• Résolu : lors de la resélection du même traitement via la fenêtre "Rechercher un traitement", les prix d'un traitement dans la fenêtre "Tarifier" étaient incorrectement réinitialisés au prix par défaut.