FAQ

Suite aux récentes perturbations techniques du service Tarification, il se peut que vous receviez le message suivant lors de la création d'une eAttest :

190: Nombre maximum de prestations déjà atteint sur la période autorisée 

 

Ce qu'il se passe actuellement ?

Apparemment, (certaines) attestations électroniques sont parvenues aux mutuelle pendant la perturbation. Les patients peuvent donc compter sur un remboursement. Mais maintenant que les problèmes ont été résolus, tous les dentistes s'empressent de renvoyer leurs attestations électroniques. Si la mutelle constate alors que certains traitements ont déjà été attestés, vous obtiendrez le message ci-dessus.

 

Comment résoudre ce problème ?

Dans ce cas, vous recevrez un avertissement dans le logiciel CareConnect Dentist indiquant que les traitements n'ont pas pu être attestés par voie électronique. Dans cet écran, utilisez l'option Attester tous les traitements via attestation(s) papier(s). Vous n'êtes pas obligé de donner cette attestation papier au patient, mais conservez-la au cas où il ne serait pas remboursé par la mutuelle.

 

La clôture d'un exercice comprend deux étapes.

 

Étape 1

  • À la fin de l'exercice en cours (2022)
  • Vous procédez à la clôture définitive de l'exercice précédent (2021)
  • Il suffit de suivre les instructions lors du lancement du CareConnect Dentist comme superviseur
  • Faites-le en tant que seul utilisateur. Fermez le programme sur tous les autres postes de travail.

 

Étape 2

  • Au début du nouvel exercice (2023)
  • Vous procédez à la clôture provisoire de l'exercice passé (2022) + création d'un nouvel exercice (2023) 
  • Il suffit de suivre les instructions lors du lancement du CareConnect Dentist comme superviseur
  • Faites-le en tant que seul utilisateur. Fermez le programme sur tous les autres postes de travail.

 

Vidéo

Regardez la vidéo d'instruction ici (1:31)

 

Astuces du helpdesk

1- Ces étapes ne peuvent être effectuées que par un superviseur. Il s'agit souvent du prestataire principal ou du responsable du cabinet qui peut travailler avec la comptabilité.

2- Lorsque vous voyez la notification ci-dessous, n'hésitez pas à effectuer immédiatement la clôture de l'exercice financier. Pas besoin d'attendre que l'année soit complètement terminée.  

3- Si vous revenez à l'exercice précédent dans l'onglet Comptabilité et que vous constatez que dans l'onglet Comptabilité, panneau Exercice, toutes les options sont grisées, cela signifie que vous avez déjà clôturé l'exercice définitivement.

 

Vous souhaitez avoir plus de détails sur les Hygiénistes bucco-dentaires (1er oct 2022) ?

  1. Télécharger ici la présentation du webinaire (pdf 1.2MB)
  2. Revoir ici l'enregistrement du webinaire (disponible à partir du jeudi 29 septembre - 45min)
  3. Lien : Obtenir votre numéro INAMI en tant qu'hygiéniste bucco-dentaire

Bonne chance dans l'application de la nouvelle nomenclature pour les Hygiénistes bucco-dentaires !

Vous souhaitez avoir plus de détails sur les changements à partir du 1er juillet 2022 ?

  1. Télécharger ici la présentation du webinaire (pdf 0.8MB)
  2. Revoir ici l'enregistrement du webinaire (35min)
    Malheureusement, les 5 premières minutes du webinaire n'ont pas été enregistrées correctement. Heureusement, vous ne manquez que : 
    - la courte introduction (c'est pas grave)
    - l'explication de la page 6 de la présentation (voyez ici une image de cette page, ou téléchargez la presentation en pdf)

Bonne chance dans l'application de la nouvelle nomenclature !

Utilisez-vous un compte Gmail dans CareConnect Dentist ? Vous devez alors prendre des mesures pour pouvoir continuer envoyer et recevoir des courriers électroniques par le biais de CareConnect Dentist à partir du 30 mai. À partir de cette date, Gmail fixera des exigences plus élevées pour la sécurité de votre compte de messagerie.

Procédure :

  1. Connectez-vous au compte Google/GMail approprié à l'aide de ce lien
  2. Allez à Sécurité dans le menu de navigation
  3. Allez sur : Se connecter à Google --> cliquez sur Vérification en deux étapes.
  4. Commencez. Suivez les étapes.
  5. Ou commencez directement à partir de cette page.
  6. Lorsque la vérification en deux étapes est active, le compte Gmail ne fonctionnera plus qu'avec un mot de passe d'application dans CareConnect Dentist..
  7. Créez un mot de passe pour l'application CareConnect Dentist ici.
  8. N'oubliez pas de changer le mot de passe par le nouveau dans "utilitaires --> e-mail" dans CareConnect Dentist.

 

Plus d'informations sur la connexion avec les mots de passe des applications.

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Pour les comptes Microsoft (Outlook, Live.com)

 

Démarrer avec les Facturations électroniques pour Tiers Payants dans CareConnect Dentist

Comment démarrer rapidement avec Facturation électronique?

  1. Créez votre propre compte Passport : comment ?
  2. Regardez l'enregistrement de ce webinaire ici (1h02m). 

Bonne chance dans l'utilisation de cette nouvelle fonctionnalité !

 

Lors de la traitement, CareConnect Dentist vous informe que le numéro BCE est manquant. Voici 2 scénarios qui donnent chacun une notification différente et demandent chacun une solution différente :

1- Certains traitements ne peuvent être attestés électroniquement. Lisez la solution ici.

 

2- Le numéro BCE est manquant pour : Série d'attestations 'XXX'. Lisez la solution ici.

 

1- Certains traitements ne peuvent être attestés électroniquement

Le numéro BCE de l'établissement qui encaisse, qui est obligatoire sur le reçu, est manquant ou invalide. Ce numéro BCE est utilisé pour les attestations de ce praticient.

Vérifiez la suivante :

  • Votre numéro BCE ne comporte que 9 chiffres? Vous devez alors ajouter un '0' comme premier chiffre.
  • Naviguez au menu ACCUEIL - Utilitaires - Etablissement qui encaisse - Numéro BCE 

 

2- Le numéro BCE est manquant pour : série d'attestations 'XXX'

Vous pouvez résoudre ce problème en ouvrant le menu Gestion du cabinet

Ensuite, dans le panneau Bibliothèque, choisissez Attestations

Dans l'écran qui s'affiche alors, vous pouvez cliquer sur la ligne portant le code XXX, puis cliquer sur Modifier en bas. 

Vérifiez que vous avez bien choisi le modèle : Modèle E à partir du 1/07/2015.

 

Enfin, sous Imprimer - Reçu, assurez-vous que l'option Etablissement qui encaisse est bien remplie. 

Sauvegardez en cliquant sur OK

 

eAttest : Comment configurer 1 compte Passport pour 2 utilisateurs dans CareConnect Dentist?

Si vous souhaitez utiliser deux utilisateurs de CareConnect Dentist pour deux cabinets différents, enregistrés dans la même base de données, suivez les étapes ci-dessous pour pouvoir attester électroniquement.

Info : Chaque personne, dentiste ou assistant, ne peut créer qu'un seul compte Passeport. Comparez avec un certificat eHealth : c'est aussi un certificat pour une personne.

 

Étape 1

Utilisateur 1 se connecte via Corilus Passport. Dans cet exemple : ADM

 

Étape 2

Via ACCUEIL - Utilitaires - Paiement, cochez l'option Attester électroniquement (pas en tiers payant) 

 

Étape 3

Changer l'utilisateur.

Utilisateur 2 se connecte via methode classique avec le mot de passe. Dans cet exemple : ADM2

 

Étape 4

Via ACCUEIL - Utilitaires - Paiement :

  • Cochez l'option Attester électroniquement (pas en tiers payant)  
  • Cliquez sur Qui peut attester mes traitements 
  • Choisir le prestataire : ADM Rabiaa Kraiem

 

Étape 5

Configurez votre certificat eHealth dans CareConnect Dentist pour les DEUX UTILISATEURS. Donc, ajouter votre fichier p12 pour les deux utilisateurs via  ACCUEIL - Utilitaires - eHealth

 

Attester électroniquement

  • Toujours se connecter avec l' Utilisateur 1 via Corilus Passport. Dans cet exemple : ADM.
  • Selon le cabinet dans lequel vous travaillez, changez d'utilisateur dans le coin supérieur droit avant d'introduire et d'attester les traitements.

 

Félicitations, vous pouvez désormais attester électroniquement pour vos deux cabinets.

 

Démarrer avec les attestations électronique dans CareConnect Dentist

Comment démarrer rapidement avec l'attestation électronique?

  1. Créez votre propre compte Passport : comment créez votre compte Passport ?
  2. Configurer l'activation de l'attestation électronique : comment activer eAttest ?

Souhaitez-vous connaître plus de détails et les questions les plus fréquemment posées? Regardez l'enregistrement de notre webinaire en ligne. Pendant environ une heure, vous êtes complètement impliqué, avec tous les détails et les réponses aux questions les plus fréquemment posées. Regardez l'enregistrement de ce webinaire ici (51:13). 

Les faits pratiques sur la comptabilité, abordés dans ce webinaire, sont expliquées dans une FAQ séparée, eAttest : Comment modifier une attestation électronique. 

Bonne chance dans l'utilisation de cette nouvelle fonctionnalité !

 

1- Créez votre propre compte Passport

Afin de pouvoir utiliser les services en ligne de Corilus, tels que l'attestation électronique, un niveau de sécurité plus élevé est requis. Avec votre propre compte Passeport, vous avez accès à ces services en ligne. De quoi avez-vous besoin pour créer ce compte ?

  • Votre propre carte EID avec code PIN
  • Votre propre adresse e-mail personnelle (pas une adresse e-mail de pratique partagée!)
  • Votre téléphone portable personnel

Procédure

  1. Dans la fenêtre de connexion, cliquez sur « Connexion avec Passport »
  2. Cliquez sur « S'inscrire pour passeport »
  3. Suivez les instructions sur les écrans suivants : insérez votre carte d'identité électronique dans le lecteur + cliquez sur Connexion.
  4. Connectez-vous avec votre carte EID et votre code PIN
  5. Remplissez correctement tous les champs: votre propre adresse e-mail personnelle, votre numéro de mobile et choisissez un nouveau code PIN personnel à 5 chiffres. Avec ce code PIN à 5 chiffres + votre adresse e-mail personnelle, vous pouvez toujours vous inscrire à partir de maintenant.
  6. Confirmez votre numéro de portable en saisissant le code SMS que vous recevrez dessus + cochez `` Ne plus le demander pour cet appareil ''
    EXTRA: ouvrez votre boîte e-mail et confirmez l'e-mail de Corilus Passport en cliquant sur le lien. Sinon, vous ne pouvez PAS attester électroniquement.
  7. Confirmez votre connexion à CareConnect en saisissant une dernière fois votre mot de passe pour la connexion classique, que vous utilisiez pour vous connecter
  8. Réussie !

 

2- Configurer l’activation de l'attestation électronique

  1. Via Accueil > Utilitaires > Paiement
  2. Activer l'attestation électronique
  3. Sélectionnez le numéro BCE à transmettre à la mutuelle
    Astuce: vérifiez si votre numéro BCE est toujours correct, il doit être composé de 10 chiffres. Ex: 0.123.456.789
  4. Sélectionnez si vous souhaitez que les montants que vous facturez en supplément soient envoyées à la mutuelle en plus du tarif de la convention (facultatif)
  5. Sélectionnez qui peut attester mes traitements (possible uniquement avec votre propre compte Passport)

Bonne Chance !

Aperçu

Situation 1 
Comment modifier le mode de paiement d'une attestation électronique ?

Situation 2
Comment modifier le montant attesté ?

Situation 3 
Comment CareConnect vous aide-t-il si l'attestation électronique ne fonctionne pas ?

Situation 4 
Comment annuler une attestation électronique ?

 

Situation 1 - Comment modifier le mode de paiement d'une attestation électronique ?

Vous remarquerez après le traitement d'une attestation électronique que le mode de paiement n'est pas correct. Dans ce cas, il suffit d'ajuster l'enregistrement du paiement. Pour ce faire, parcourez les étapes suivantes :

  1. Allez au menu : DOSSIER PATIENT – Décompte - Solde
    Sélectionnez Toutes les imputations

  2. Sélectionnez la référence du paiement à modifier. Dans cet exemple, nous allons modifier un paiement en espèces en un paiement par bancontact. La ligne de référence contient dans la colonne Livre le mot CALL ou C avec les initiales du dentiste. 
    Si la ligne de référence était initialement un paiement par bancontact, la colonne Livre contiendra le mot DV, et la colonne Remarque la mention 'Paiement par bancontact'.



  3. Cliquez Modifier - Mode de paiement



  4. Sélectionnez le mode de paiement souhaité + confirmez en cliquant sur OK



  5. La référence sera modifiée. Si nécessaire, une attestation de correction sera imprimée en conformité avec la loi sur la transparence financière. 

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Situation 2 - Comment modifier le montant attesté ?

Vous remarquez après le traitement d'une attestation électronique que le montant demandé n'était pas correct. Dans ce cas, il suffit d'annuler la ligne du paiement, d'ajouter le montant correct à titre d'acompte dans l'écran de paiement, de lettrer ensuite les deux lignes ensemble. Pour ce faire, suivez les étapes suivantes :

  1. Allez au menu : DOSSIER PATIENT – Décompte - Solde
    Sélectionnez Toutes les imputations

  2. Sélectionnez la ligne du paiement. Dans cet exemple, nous allons modifier un montant qui a été payé en espèces. La ligne de référence contient dans la colonne Livre le mot CALL ou C avec les initiales du dentiste. 
    Si la ligne de référence était initialement un paiement par bancontact, la colonne Livre contiendra le mot DV, la colonne Remarque contiendra la mention 'Paiement via bancontact'.



  3. Cliquez Annulation 
    Si nécessaire, une attestation de correction sera imprimée. Dans l'exemple actuel, le patient aura un solde à payer (en rouge) égal au montant précédemment annulé.



  4. Accéder à l'écran de paiement via le menu : DOSSIER PATIENT – Décompte - Tarifier (F7) 

  5. Attention, si le solde est indiqué dans la case 'Solde porté en compte', il doit d'abord être supprimé à l'aide du bouton Solde dans le menu.



  6. Cliquez sur Acompte 



  7. Introduisez le montant correct reçu que vous auriez dû facturer et confirmez via OK



  8. Sélectionnez le mode de paiement correct et cliquez sur Traiter



    L'acompte traité est inclus dans le solde du patient. Si nécessaire, une attestation de correction sera imprimée.

  9. Allez au menu : DOSSIER PATIENT – Décompte- Solde
    Sélectionnez Toutes les imputations + cliquez Lettrer



  10. Sélectionnez les imputations de la Facture (FV) et du nouveau paiement encodé. Confirmez avec OK.



  11. Un message indique qu'ne correction va être effectuée. Confirmez que le chiffre d'affaires doit être modifié. Le chiffre d'affaire sera augmenté de la différence entre l'attestation électronique et le nouveau montant encodé comme paiement. Dans cet exemple, le chiffre d'affaire sera augmenté de 18€. (Le montant de la facture sera en fait augmenté à hauteur du paiement) 

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Situation 3 - Comment CareConnect vous aide-t-il si l'attestation électronique ne fonctionne pas ?

Si la création d'une attestation électronique échoue en raison d'un dysfonctionnement technique ou d'un refus de la mutuelle, CareConnect vous donnera automatiquement le choix :

  • soit de faire une attestation sur papier
  • soit de revenir à la tarification + de ne pas créer une attestation

Si vous optez pour une attestation papier, tout sera traité selon la méthode classique. Si vous utilisez une imprimante pour les attestations, une attestation papier sortira de l'imprimante. Celui qui fait manuellement ses attestations papier, devra dans ce ca, lui-même remplir une atestation manuscrite.

Si vous choisissez de revenir au décompte, les deux situations suivantes se présentent :

  • Paiement en cash
    Le paiement n'aura pas été enregistré par CareConnect. CareConnect donne la notification de rendre l'argent payé (réellement ou virtuellent) par le patient. La possibilité est offerte de faire des corrections dans l'écran de paiement, cela peut être fait à nouveau par la suite.



  • Paiement par terminal
    Le paiement a été automatiquement enregistré comme un acompte payé par le patient. Cet acompte pourra alors être utilisé dans le prochain décompte du patient. Si le paiement ne doit pas être conservé, alors, annulez cet acompte via le solde du patient.

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Situation 4 - Comment annuler une attestation électronique ?

L'annulation d'une attestation électronique est similaire à celle d'une attestation papier classique. Gardez toutefois à l'esprit que la mutuelle exigera une motivation pour l'annulation de l'attestation électronique. D'une manière générale, les principales raisons d'annulation sont les suivantes :

  • L'attestation contient des prestations incorrectes (no nomenclature, no dent, ...)
  • L'attestation contient un prestataire incorrect 
  • L'attestation ne correspond pas au bon patient

Comment faire ?

  1. Allez au menu : DOSSIER PATIENT – Décompte- Solde
    Sélectionnez Toutes les imputations

  2. Sélectionnez l'imputation de la Facture correspondant à l'attestation (La ligne FV)



  3. Cliquez sur Annulation
    Si nécessaire, une attestation de correction sera imprimée. Dans cet exemple, le patient aura un solde positif (comme un acompte) correspondant au montant payé.

  4. Attention : l'imputation du paiement (dans cet exemple CALL ou C avec les initiales du prestataire) , ne sera pas annulée automatiquement.
    Le paiement reste disponible dans le solde du patient, vous pouvez bien sûr l'annuler si nécessaire.

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