Attestations électroniques

Démarrer avec les attestations électroniques

  1. Créez votre compte Passport personnelPour ce faire, cliquez sur «Connexion passeport» dans la fenêtre de connexion. Sont nécessaires :
    • Votre carte d'identité électronique (eID) et code PIN
    • Une adresse mail personnelle
    • Un numéro de GSM personnel
  2. Activez les attestations électroniques (par utilisateur) via Accueil > Utilitaires > Paiement.

Vous ne voulez pas encore attester électroniquement via CareConnect ? Vérifiez également les configurations ci-dessous:

Pourquoi attester électroniquement ?

  1. Attester électroniquement contribue à une expérience médicale plus fluide pour vos pateints.
    • Le montant du remboursement sera déjà sur le compte du patient sous 1 à 3 jours.
  2. Vous n'avez pas besoin d'une imprimante matricielle pour attester électroniquement.
  3. Vous contribuez à la mise à jour automatique de l'historique des traitements du patient auprès de la mutuelle.
    • Les soins effectués sont déjà transmis à la mutuelle au moment de l'attestation.

Gardez à l'esprit que le remboursement au patient par la mutuelle est distinct du mode de paiement. Le patient paiera-t-il plus tard par virement bancaire ? Même dans ce cas, le remboursement arrivera sur son compte 1 à 3 jours après l'émission de l'attestation.

Avez-vous activé l'attestation électronique et vous souhaitez quand même créer une attestation papier ? Décochez alors la case "Attestations électroniques" dans la tarification avant de cliquer sur Traiter. Sachez que la mutuelle vous demande d'attester électroniquement autant que possible une fois que vous avez commencé à travailler avec ce système.

Ai-je encore besoin d'attestations papier (Exception faite du Tiers-Payant) ?

Oui, dans les situations suivantes :

  1. Pour les patients dont le numéro de registre national (NISS) n'est pas connu.
    • Astucedemandez aux enfants sans carte d'identité d'apporter un autocollant avec leurs données de l'assurance maladie. Ensuite, vous pourrez remplir manuellement le NISS dans DOSSIER PATIENT> Coordonnées.
  2. Si vous traitez un acompte ou un solde impayé en cash,sans qu'aucun traitement ne soit traité.
    • Le reçu fiscal de l'attestation papier sert alors de preuve de paiement.
  3. En cas de panne technique (internet, eHealth, mutuelle, ...).
    • Heureusement, la pratique montre que de tels dysfonctionnements se produisent exceptionnellement avec les attestations électroniques.
    • En ce qui concerne l'imprimante matricielle, nous vous conseillons de la conserver pendant un certain temps. Si, après un certain temps, vous remarquez qu'elle n'est utilisée qu'exceptionnellement, vous pouvez envisager de vous débarrasser de l'imprimante matricielle et de remplir les attestations à la main si nécessaire

Annulation d'une attestation électronique

Bien sûr, il vaut mieux l'éviter autant que possible, mais si nécessaire, vous pouvez annuler une attestation électronique. Vous pouvez le faire comme suit :

  • Allez dans DOSSIER PATIENT > Solde (F9)
  • Sélectionnez "Toutes les imputations"
  • Sélectionnez la ligne FV de l'attestation électronique que vous désirez annuler et cliquez sur le bouton "Annulation".

Il n'y a pas de limite de temps entre la création et l'annulation d'une attestation électronique mais nous vous recommandons de l'annuler le plus rapidement possible, car cela facilitera le suivi pour la mutuelle. Si la procédure de remboursement a déjà commencé, la mutuelle contactera le patient pour y remédier.

Attention, vous ne pouvez pas annuler l'attestation électronique seulement pour modifier le mode de paiement ou le montant payé. Vous pouvez lire ci-dessous comment cela fonctionne.

Que faire si je souhaite modifier le montant payé ?

  1. Annuler l'imputation du paiement
  2. Ajouter le montant correct à titre d'acompte dans l'écran de paiement
  3. Lettrer les deux références ensemble

Cliquez ici pour obtenir des informations plus détaillées sur les étapes à suivre.

Et s'il y a un problème technique avec l'attestation électronique ?

Cela ne devrait arriver qu'exceptionnellement. En cas de dysfonctionnement temporaire de la mutuelle, la solution de secours de MyCareNet entrera automatiquement en vigueur afin que vous puissiez toujours attester électroniquement.

Si un problème technique survient néanmoins, il est préférable d'attester au moyen d'une attestation papier. Ceci peut être fait via le bouton Attester tous les traitements sur une attestation papier dans le message d'erreur technique.

Montants que vous facturez en plus du tarif de la convention

Dans ACCUEIL > Utilitaires > Paiement > Attestations électroniques vous pouvez cocher ou décocher la case "Envoyer le montant que je facture en plus du tarif de la convention à la mutuelle". Si vous cochez cette case et que vous facturez plus que le tarif de la convention, le montant en plus du tarif de la convention sera également envoyé à la mutuelle.

Si vous décochez cette case, seul le montant jusqu'au tarif maximum de la convention sera transféré. Quelques exemples de clarification :

  • Si vous facturez exactement le tarif de la convention ou moins que le tarif de la convention, le montant total que vous facturez pour le traitement sera transmis à la mutuelle.
  • Si vous facturez plus que le tarif de la convention, seul le tarif de la convention sera transmis à la mutuelle.
  • Les montants que vous facturez pour les soins en dehors de la nomenclature et les pseudocodes avec des tarifs maximaux ne sont pas non plus transmis à l'assurance maladie.

Ce paramètre n'est pas coché par défaut. Il n'y a aucune obligation de transmettre à la mutuelle les montants facturés en plus du tarif de la convention. Pour votre information, ainsi que pour les assurances complémentaires, cocher ou décocher ce paramètre ne fait aucune différence. La mutuelle ne se basera que sur les montants indiqués sur le formulaire que le patient lui transmet.

Naturellement, la pièce justificative imprimée indiquera toujours le montant total que vous facturez au patient.

Quand l'attestation électronique n'est-elle pas possible ?

Si vous n'êtes pas connecté avec Passport

Vous devez absolument être connecté avec Passport pour accéder aux services cloud de Corilus, tels que l'attestation électronique.

Si vous attestez un traitement à une date dans le passé

Vous ne pouvez attester électroniquement que les traitements effectués le jour même. Il s'agit d'une restriction à l'attestation électronique imposée par le gouvernement.

Il existe quelques exceptions à cette règle pour les traitements orthodontiques et les prothèses :

  • 305616-305620: activation (traitement ortho régulier forfaitaire)
  • 305734-305620: activation pendant une prolongation
  • 305572-305583: analyse et plan de traitement
  • 305911-305922: Analyse cephalo sur radio télé
  • Tous les pseudo-codes liés aux étapes préparatoires à la pose d'une prothèselle (389675-389686, 389690-389701, 389712-389723, 389734-389745, 389756-389760, 389771-389782, 389793-389804, 389815-389826)

Vous pouvez attester les traitements ci-dessus à une date antérieure, à condition qu'au moins un traitement soit attesté à la date du jour avec ces traitements.

Veuillez noter que l'ajustement de la date d'un traitement à la date d'aujourd'hui (afin de pouvoir l'attester électroniquement) n'est pas légalement autorisé.

Si le numéro de registre national du patient (NISS) est manquant

Afin d'identifier correctement le patient, la mutuelle a besoin du NISS du patient.

Si le NISS du patient n'est pas renseigné dans son dossier dans CareConnect, vous ne pourrez donc pas établir d'attestation électronique pour ce patient. Vous pouvez ajouter le NISS au dossier patient comme suit:

  1. Lisez la carte d'identité électronique (eID) du patient. CareConnect mettra automatiquement à jour le NISS.
  2. Encodez manuellement le NISS via DOSSIER PATIENT > Coordonnées

Astuce: demandez aux enfants sans carte d'identité d'apporter un autocollant avec leurs données de l'assurance maladie. Vous pourrez alors remplir manuellement le NISS.

Si le praticien ne vous permet pas d'attester ses traitements par voie électronique

Chaque praticien doit donner l'autorisation explicite à un autre utilisateur pour pouvoir attester ses traitements par voie électronique. Le praticien concerné peut le paramétrer via "Qui peut attester mes traitements" sous ACCUEIL> Utilitaires> Paiement.

La session eHealth du praticien est manquante

Pour pouvoir attester électroniquement, la session eHealth du praticien qui a effectué les traitements est requise. Cela signifie qu'un certificat eHealth personnel doit être configuré pour ce praticien. Si cette session n'est pas encore active, CareConnect vous guidera tout au long de la création de la session.

Divers

  • Le prénom du patient doit être encodé. Vous pouvez le faire via DOSSIER PATIENT > Coordonnées.

  • Le praticien doit indiquer quel numéro BCE sera utilisé pour les attestations électroniques via ACCUEIL> Utilitaires> Paiement> Attestations électroniques. Ce numéro CBE doit être valide (10 chiffres) et doit être connu dans CareConnect :

  1. Le praticien utilise son propre numéro BCE : ce numéro BCE doit être ajusté par le praticien lui-même via ACCUEIL> Utilitaires> Utilisateur.

  2. Le praticien utilise le numéro BCE de l'établissement qui encaisse (société) : ce numéro BCE peut uniquement être ajusté par un utilisateur superviseur via ACCUEIL> Utilitaires> Etablissement qui encaisse.

  3. Le praticien utilise le numéro BCE du praticien principal : ce numéro CBE doit être ajusté par le praticien principal lui-même via ACCUEIL> Utilitaires> Utilisateur 

Qu'en est-il du paiement si l'attestation électronique échoue ?

Vous avez traité via le terminal de paiement (Bancontact, VISA, MasterCard, ...)

Pour éviter que le paiement ne soit pas enregistré, CareConnect réservera automatiquement le montant payé correspondant à l'attestation électronique échouée comme un acompte.

Si vous attestez à nouveau plus tard les traitements qui sont restés dans la fenêtre du paiement (via une attestation papier ou électronique), il vous suffira d'inclure cet acompte comme paiement :

  • Cliquez sur le bouton "Solde" dans le menu de la fenêtre de tarification :
  • Cochez la ligne correspondant à l'acompte qui vient dêtre réservé et cliquez sur OK :
  • Cliquez ensuite sur "Traiter"

Si votre terminal de paiement n'est pas lié à CareConnect, le paiement n'a alors peut-être pas encore été effectué. Dans ce cas, vous devez d'abord annuler l'acompte qui a été automatiquement enregistré via DOSSIER PATIENT> Solde.  

Vous avez traité avec un paiement comptant

Dans ce cas, aucun paiement ne sera enregistré si la création de l'attestation électronique échoue. CareConnect affichera alors un message avec le montant correspondant à l'attestation électronique échouée.

Soumission des annexes 60 et 60 bis lors de l'attestation électronique

La notification du début du traitement orthodontique doit encore être envoyée sur papier à la caisse maladie. Cela peut poser des problèmes de remboursement au patient :

Traitement orthodontique régulier (annexe 60)

Selon les règles de nomenclature, l'annexe 60 doit être reçue par la mutuelle en même temps que l'attestation avec le forfait (305631) au plus tard au début du traitement orthodontique (305631)

  • Avec les attestations sur papier, il suffisait de joindre l'annexe 60 à cette attestation. De cette façon, les deux documents sont arrivent en même temps à la mutuelle.
  • Ce n'est plus le cas avec l'attestation électronique : si le patient envoie l'annexe 60 un ou plusieurs jours après l'attestation électronique par voie postale ou la remet à la mutuelle, l'annexe sera alors reçue plus tard que l'attestation électronique et le droit au remboursement aura expiré conformément aux règles de la nomenclature.

Pour éviter les problèmes de remboursement, nous ne pouvons donc que vous donner les conseils suivants :

  1. Fournir l'annexe 60 à temps au patient (par exemple avec l'attestation du 305572) et demander que cette annexe soit transmise au plus vite à sa mutuelle.
  2. Avant d'attester le forfait de début de traitement orthodontique (305631):
    • Assurez-vous que l'annexe 60 a bien été reçue par la mutuelle ! Vous pourrez alors attester électroniquement en toute sécurité.
    • La mutuelle n'a pas encore reçu l'annexe 60 ou bien il existe un doute à ce sujet ? Dans ce cas, il est préférable de faire une attestation papier que vous remettez au patient avec l'annexe 60.

Traitement orthodontique de première intention (annexe 60bis)

Selon les règles de nomenclature, l'annexe 60 bis doit être reçue par la mutuelle en même temps que l'attestation du forfait pour le traitement ortho de première intention (305933). Avec l'attestation électronique, ceci n'est plus possible puisque l'attestaton électronique est envoyée immédiatement et l'annexe 60 bis est envoyée sur papier.

Il n'y a donc pas de méthode idéale pour attester électroniquement tout en respectant strictement les règles de la nomenclature. Pour s'assurer que le remboursement soit bien effectué, il est préférable d'attester le code 305933 sur une attestation papier, puis d'agrafer l'annexe 60bis et de remettre le tout au patient. 

Qu'en est-il des traitements que je facture en Tiers-payant ?

Pour le moment, il n'est pas encore possible dans CareConnect de le faire par voie électronique. Pour le moment, vous pouvez encore attester et facturer les traitements en Tiers-payant via des attestations papier et des états récapitulatifs à imprimer.

Le Tiers-payant électronique (eFact) a actuellement la priorité la plus élevée dans notre calendrier et sera donc disponible dans une prochaine version de CareConnect.

Raison du traitement

Avec une attestation électronique, vous avez la possibilité d'indiquer la raison du traitement. Celle-ci est ensuite envoyé à la mutuelle afin qu'elle puisse déjà donner une première orientation comptable à l'attestation. Si vous ne trouvez pas la raison du traitement dans la liste, la valeur "Autres cas" s'appliquera par défaut.