Les modèles

Pourquoi travailler avec des modèles ?

Les modèles sont destinés à la communication, fréquemment utilisée dans la pratique. Un modèle contient un canevas de base et du contenu variable par patient, contact ou praticien. Les informations nécessaires sont automatiquement remplies lorsque vous créez un document ou e-mail, en utilisant un modèle.

Un modèle dans Baltes peut contenir jusqu'à 8 variantes de modèles. Une variante peut être créée par langue (néerlandais, français, anglais, allemand) et par type (document et e-mail). Lors de la création d'une communication vers le patient, Baltes propose automatiquement une variante adaptée, par exemple un e-mail néerlandais pour un patient néerlandophone qui possède une adresse e-mail.

Baltes fait la différence entre le document et sa variante e-mail parce que, malgré le contenu similaire, la création peut être différente. Pour chaque modèle, vous pouvez déterminer selon vos souhaits comment un document ou e-mail doit apparaître sur base de ce modèle. Il est possible également qu'une variante par modèle soit suffisante. Chaque variante de document peut être chargée comme e-mail et vice versa.

Comment proposer un modèle ? 3 exemples concrets.

1- Dans une lettre de recommandation, je mentionne le nom du patient et la date du jour. Dois-je toujours rechercher et remplir ces données manuellement ?

Non, vous pouvez utiliser des champs variables. Un champ se réfère à une donnée déterminée dans Baltes qui peut varier en fonction du contexte.Dans cet exemple, vous pouvez utiliser les champs ' Nom patient ' et ' Date d'aujourd'hui ', disponibles dans la barre d'outils ' Champs - bases '. Ces champs apparaissent dans votre texte avec les codes << et >>.

Vous pouvez basculer du champ à la prévisualisation, en cliquant sur le bouton Exemple en dessous de la liste des champs.

2- J'utilise la même signature pour mes e-mails. Dois-je aller modifier mes modèles lors d'une modification de ma signature ?

Pour vous aider, il existe des textes rapides. Un texte rapide peut contenir du texte, images et champs selon un canevas déterminé, pouvant être ajoutés dans différents modèles.  Lorsque vous effectuez un changement dans un texte rapide, celui-ci est repris dans tous les modèles qui contiennent ce texte rapide. Créer un texte rapide pour votre signature et l'ajouter aux modèles nécessaires est donc la réponse à la question posée ci-dessus.

Ici aussi vous pouvez basculer du champ à prévisualisation, en cliquant sur le bouton Exemple, à droite en-dessous de la liste des textes rapides.

3- Puis-je déjà déterminer le sujet et les destinataires de l'e-mail dans le modèle ?

Oui, c'est possible. Pour les destinataires, vous pouvez choisir entre ajouter un champ variable ou ajouter une personne spécifique dans Baltes.

Lors d'un e-mail basé sur le modèle ci-dessous, l'e-mail sera envoyé à l'orthodontiste proposé pour le patient sélectionné chaque fois que le sujet ' renvoi orthodontie ' sera rempli. L'e-mail sera adressé également au patient en CC et à l'utilisateur 'Arts Tand ' en CCI, pour autant que les adresses e-mails soient connues dans Baltes.

Si inconnu, le champ est marquée rouge.

5 conseils rapides pour utiliser les modèles de façon optimale

1- Catégories

Vous pouvez attribuer une catégorie à un modèle qui sera alors repris pour tous les documents et e-mails basés sur ce modèle. Vous avez ainsi un meilleur aperçu de votre liste de modèles et voyez rapidement de quel type de document ou d'e-mail, il s'agit.

2- Modèle d'impression

Vous pouvez déterminer par modèle, le type d'impression. Si par exemple, vous imprimez un certificat scolaire sur du papier ordonnance, vous pouvez paramétrer l'impression sur l'imprimante ordonnances pour ce modèle.

3- Modèle type

Dans Baltes, vous avez le choix de sauver ou non la communication dans la fiche du patient. Cela peut être déterminé lors de la création du modèle à l'aide d'un modèle type. Choisissez ' Patient ', la communication sera sauvée chez le patient sélectionné sur base du modèle standard. Le choix pour ' Cabinet ' veille à ce que cette communication ne soit pas sauvée par défaut chez le patient mais dans l'historique du cabinet.

4- Gestion des modèles

Les modèles peuvent être gérés à 3 différents niveaux.

a- Dossiers

Chaque modèle peut être conservé dans un dossier de votre choix. Vous pouvez déterminer vous-même la structure des dossiers.

b- Mes modèles

Si vous travaillez dans un cabinet de groupe, vous n'avez pas toujours besoin de tous les modèles disponibles dans Baltes. Vous pouvez indiquer quels sont les modèles que vous utilisez. Ces modèles apparaitront dans la liste Mes modèles.

c- Favoris

Les variantes de modèles fréquemment utilisés peuvent être indiqués comme favoris. Ceux-ci peuvent être affichés rapidement via la barre d'outils d'accès rapide.

5- Insérer du contenu dans la fenêtre active

Vous pouvez simplement ajouter le contenu d'un modèle existant dans un autre modèle, un document ou un e-mail. Vous pouvez par exemple utiliser un modèle pour la réponse à un e-mail ou utiliser un modèle existant pour créer un nouveau modèle.