Tiers payant

Dans CareConnect, vous pouvez appliquer le système du tiers-payant, grâce auquel vous pourrez facturer directement les traitements à la mutelle. Le patient ne paiera alors que le ticket modérateur éventuellement  demandé. Nous expliquons ci-dessous comment cela fonctionne.

Paramètres utilisateur

Pour pouvoir trvailler en tiers-payant, vous devez d'abord le spécifier dans les paramètres. Ceci doit être fait pour chaque utilisateur si nécessaire.

  • Connectez -vous avec l'utilisateur qui désire travailler avec le système du tiers-payant.
  • Cliquez sur le bouton "Accueil" en haut à gauche
  • Cliquez ensuite sur le bouton "Utilitaires" tout en bas à droite du menu affiché
  • Choisissez "Tiers payant" dans la liste de gauche
  • Cochez "Utiliser le tiers-payant" et choisissez comment trier les attestations sur l'état récapitulatif (le mieux est de choisir "Numéro de l'attestation)
  • Dans le paramètre "Imprimantes" vous pouvez également indiquer l'imprimante pour l'impression des états récapitulatifs (factures).

Données mutuelle du patient

Les données de la mutuelle du patient doivent bien sûr être complétés dans la fiche du patient  :

  • Si vous demandez habituellement l'assurabilité via eHealth-MyCareNet, ces informations seront complétées automatiquement
  • Vous pouvez également encoder manuellement ces données (ou les contrôler) dans ‘Dossier patient’ – ‘Financier’  dans le cadre de "Assurance": Il est important que vous ayez encodé le bon numéro de la Mutuelle et que vous saisissiez correctement le code et le type d'assurance. N'oubliez pas non plus de cocher la case "Attester en tiers-payant" dans le cadre "Tiers-payant".

Paramètres mutuelles

Il est aussi important d'indiquer que vous souhaitez travailler en tiers-payant avec la mutuelle qui a été indiquée pour le patient. Vous pouvez l'indiquer via :

  • ‘Gestion du cabinet’ – ‘Bibliotheque’ – ‘Mutuelles’. Dans la mutuelle du patient, vous devez indiquer que vous souhaitez utiliser le régime du tiers-payant pour cette mutuelle.
  • Astuce : n' activez le tiers-payant que pour les mutuelles pour lesquelles vous souhaitez créer des états récapitulatifs (factures). Sinon, l'aperçu des états récapitulatifs créé s sera surchargée.

Attester en Tiers-payant

Après avoir tout configuré correctement, vous pouvez alors facturer les traitements en tiers-payant pour le patient dans la fenêtre du paiement :

  • Les traitements qui DOIVENT normalement être attestés en tiers-payant selon l'accord avec les mutuelles seront automatiquement proposés en facturation via tiers-payant.
  • Vous pouvez encore cocher ou décocher la colonne 'RTP' (revenus tiers-payant) dans le détail de chaque ligne.
  • Vous pouvez choisir de passer tous les traitements rembousés en tiers-payant en choissant "Tiers-payant" dans la barre des boutons en haut de l'écran (ruban).
  • Vous pouvez voir l'état de chaque ligne de traitement en fonction de la police de caractère et de la couleur affichée :
    • Simplement en noir : le traitement ne sera pas attesté en tiers-payant.
    • Bleu : le traitement ne sera attesté en tiers-payant.
    • Italique: le remboursement du traitement n'est garanti que sous certaines conditions.
    • Gras : le traitement DOIT être attesté en tiers-payant
    • Souligné : pas d'accord pour ce traitement mais il y a quand même une garantie de remboursement  par la mutuelle.

Imprimer les états récapitulatifs

  • Toutes les attestations qui ont été attestées dans le cadre du régime du tiers-payant sont enregistrés par mutuelle pour être listées sur un état récapitulatif à imprimer  et à envoyer à la mutuelle correspondante. Ces états récapitulatifs sont établis périodiquement (généralement mensuellement). Vous pouvez le réaliser via :
  • ‘Comptabilité’ – ‘Mutuelles’ – ‘Etats récapitulatifs’ – ‘Créer états’
  • Vous devez sélectionner le mois désiré,  l'année et les utilisateurs (1 en particulier ou tous)
  • Vous obtiendrez une liste de toutes les mutuelles sélectionnées pour lesquelles il existe des attestations en attente de facturation. Vous sélectionnez une ou plusieurs mutuelles ou toutes les mutuelles d'un coup en cliquant sur "Toutes les mutuelles" puis cliquez sur ‘Afficher’
  • Vous obtenez ensuite dans la colonne de gauche une liste de tous les états récapitulatifs. Ceci vous permet de vérifier les données par mutuelle et par utilisateur avant de finaliser l'opération. Si nécessaire, vous pouvez encore effectuer les modifications éventuellement nécessaires via le bouton "Corrections". Si toutes les données sont correctes, cliquez alors sur "Créer états". Attention, l'action n'est plus réversible si vous cliquez sur "oui".
  • Les états sont maintenant validés. Vous obtenez à l'écran le résumé de tous les états créés ET vous avez la possibilité de les imprimer via le bouton "Imprimer". Remarque: Si vous ne décidez pas d'imprimer ici, vous devrez ensuite ré-imprimer les états créés 1 par 1 via l'aperçu des états créés. Il vaut donc mieux lancer direct ement l'impression. Vérifiez bien que l'imprimante est allumée et qu'il y a assez d'enre et de papier.
  • Le programme imprime toujours un état par mutuelle et par dentiste.

Imprimer à nouveau les états ou y apporter des modifications

  • Vous pouvez le réaliser via :
  • ‘Comptabilité’ – ‘Mutuelles’ – ‘Etats récapitulatifs’ – ‘Aperçu états récapitulatifs’
  • Sélectionnez l'état souhaité dans la mutuelle concernée et cliquez sur "Afficher". L'état numéro 0 d'une mutuelle contient les attestations pour lesquelles aucun état récapitulatif n'a encore été créé.Les autres numéros d'états sont ceux déjà créés et imprimés.
  • Via le bouton ‘Imprimer liste de détails’ vous pouvez imprimer la liste de toutes attestations et traitements présents dans l'état séletionné.
  • Via le bouton ‘Imprimer état’ vous pouvez à nouveau imprimer l'état récapitulatif (facture).
  • Via le bouton ‘Introduire attestation’, vous pouvez ajouter une attestation qui n'a pas été réalisée en tiers-payant (un oubli lors du paiement par exemple) à l'état récapitulatif. (uniquement valable pour l'état "0", cad celui qui n'a pas encore été créé et imprimé
  • Si vous sélectionnez une ligne de l'état, alors vous pouvez :
    • Le montant que la mutuelle a réellement remboursé pour ce traitement
    • Effacer le traitement de l'état récapitulatif
    • Transférer l'attestation complète sur laquelle le traitement a été effectué vers une autre mutuelle. Choisissez le numéro de l'état déjà préparé de cette autre mutuelle ou choisissez le numéro 0 si l'état de cette autre mutuelle n'a pas encore été créé et imprimé.
    • Ou bien transférer le traitement vers la fiche du patient correspondant pour pouvoir récupérer le montant  auprès du patient. Vous verrez que le solde du patient passera en rouge car il aura alors une dette envers le cabinet.(traitement refusé par la mutuelle par ex.)

Paiements des mutuelles

Lorsqu'une mutuelle vous fait un versement, le paiement doit être encodé dans CareConnect via :

  • ‘Comptabilité’ – ‘Mutuelles’ – ‘Compte’.
  •  Sélectionnez la mutuelle.
  • Cliquez en dessous sur "paiement ".
  • Saisissez le montant et la date du paiement reçu. Le montant peut être pour un ou plusieurs praticiens différents. Vous devez répartir le montant en sélectionnant un praticien et en cliquant sur "Modifier" et en saisissant le montant destiné à ce praticien, vous devez faire ceci même si le montant reçu est destiné uniquement à 1 praticien.              .
  • Après avoir encodé le paiement reçu, vous pouvez lettrer les différentes imputations avec le bouton "lettrer" (états et paiements correspondants) et ceci par praticien.
  • Astuce: si une mutuelle paie plusieurs états récapitulatifs en un seul paiement, il peut être conseillé d'encoder ce paiements de manière fractionnée par état récapitulatif afin de pouvoir les vérifier plus facilement.