Belangrijk om te weten!

Mondhygiënisten

Wat verandert er vanaf 1 oktober?

Vanaf 1 oktober treedt er nomenclatuur in voege voor specifieke behandelingen die uitgevoerd worden door de mondhygiënist. Hierbij stelt het RIZIV volgende voorwaarden:

1. De nomenclatuur moet je attesteren op naam van een tandarts, met vermelding van het RIZIV-nummer van de mondhygiënist.
2. Een voorschrift voor deze behandelingen, aangemaakt en ondertekend door de tandarts en per zitting, is verplicht.
3. De tarieven en cumulregels van deze mondhygiënisten nomenclatuurnummers zijn dezelfde als voor de overeenkomstige tandarts nomenclatuurnummers.

Concreet gaat het over volgende behandelingen, telkens uitgevoerd door een mondhygiënist:

• Verzegelingen (<18 jaar)
  
• Tandsteenreinigingen (1 keer per jaar, volwassenen)
• Profylactische reinigingen voor personen met een lichamelijke of geestelijke beperking (1 keer per kwartaal, <18 jaar en volwassenen)
  • Hierbij kan het supplement voor bijzondere noden geattesteerd worden

Voor de andere behandelingen die een mondhygiënist mag uitvoeren is momenteel nog geen nomenclatuur voorzien.

Starten met mondhygiënisten in 3 stappen 

Ben je mondhygiënist en heb je nog geen RIZIV-nummer aangevraagd? Klik dan hier voor meer info.

 Stap 1: zorg dat iedere mondhygiënist 1 unieke gebruiker heeft

Bij het aanmaken of wijzigen van de mondhygiënist gebruiker zijn er 3 aandachtspunten:

1. Vul het RIZIV-nummer van de mondhygiënist in.
2. Selecteer "Mondhygiënist" bij "Type"
3. Werkt de mondhygiënist meestal samen met dezelfde tandarts? Selecteer deze tandarts dan bij "Standaard behandelaar" en vink "Automatisch selecteren" aan.

Stap 2: link een Passport account aan deze gebruiker

Hiervoor is het belangrijk dat je 1 unieke gebruiker hebt per mondhygiënist. Binnen dezelfde praktijk kan je een passport account aan slechts 1 gebruiker linken.

Meer info over het aanmaken van je Passport account vind je hier: Hoe een eigen Passport account maken ?

Stap 3: voeg een handtekening toe bij elke tandarts die mondhygiënisten behandelingen zal voorschrijven

Dit kan je eenvoudig doen door in te loggen met de tandarts en de handtekening toe te voegen via Instellingen > Gebruiker > Handtekening. Klik op "Bladeren" en selecteer het afbeelding bestand met jouw handtekening.

Tip: om jouw handtekening als afbeelding in te laden, ga je best als volgt te werk:

• Zet jouw handtekening in het midden van een leeg A4-blad.
• Neem een foto met jouw smartphone van deze handtekening. Probeer ervoor te zorgen dat de handtekening juist binnen de foto past.
• Stuur deze foto als bijlage door naar jouw e-mailadres. Stelt jouw smartphone voor om de afbeeldingsgrootte te verkleinen? Dan doe je dat best.
• Open de e-mail op een computer met CareConnect Dentist en sla de handtekening daar op. 

Ingeven van mondhygiënist behandelingen

Ik ben mondhygiënist

Selecteer de tandarts die jouw behandelingen zal attesteren in het rechter zijpaneel. Geef dan de behandelingen in op dezelfde manier zoals de tandarts dit momenteel doet. Deze worden dan als volgt naar de afrekening gestuurd:

• Behandelaar: dit is de tandarts die je selecteerde in het rechter zijpaneel.
• Mondhygiënist: in deze kolom zal steeds jouw naam geselecteerd zijn.

Bovenstaande werkwijze laat ook toe om aan te geven dat je assisteerde bij een behandeling waarvoor tandarts nomenclatuur geattesteerd wordt.

We geven graag nog 2 tips:

1. Wil je behandelingen buiten nomenclatuur ingeven (bv. rookstop, bleaching, ...)? Gebruik dan "Diverse behandelingen".
2. Wil je meer behandelingen kunnen ingeven in de gebitskaart? Vink deze dan aan via Instellingen > Weergave > Panelen Behandeling.

Ik ben tandarts of assistent(e)

Als er mondhygiënist gebruikers in jouw praktijk zijn, zal bij het ingeven van verzegelingen en reinigingen een nieuwe kolom "Mondhygiënist" verschijnen. Selecteer hier de mondhygiënist die de behandeling uitvoert, dan wordt de bijhorende mondhygiënisten nomenclatuur naar de afrekening gestuurd.

Als je bij andere behandelingen wil aangeven dat de mondhygiënist assisteerde, kan je dit aanpassen in het "Afrekenen" scherm. Merk op dat dit het vlotst werkt als de mondhygiënist zelf de behandelingen ingeeft, dan wordt deze mondhygiënist automatisch geselecteerd in het "Afrekenen" scherm.

Voorschrift opmaken

Per zitting en per patiënt waarbij mondhygiënisten nomenclatuur geattesteerd wordt, is het opmaken van een voorschrift verplicht. Hier biedt CareConnect Dentist 2 mogelijkheden:

Tandarts en mondhygiënist werken nauw samen in dezelfde praktijk

We merken dat dit in veel praktijken het geval is, wat uiteraard een goede zaak is. De mondhygiënist werkt dan vrij zelfstandig, met wel nog de nodige ondersteuning en mondelinge instructies van de tandarts. Die vlotte samenwerking willen we met CareConnect ondersteunen. Daarom raden we in dit geval volgende workflow aan:

1. Als tandarts geef je de instructie aan de mondhygiënist om een specifieke behandeling uit te voeren bij de patiënt, zoals bv. een verzegeling of reiniging. Dat doe je door mondeling overleg of door het laten inplannen van een afspraak voor deze patiënt bij de mondhygiënist.
2. De mondhygiënist voert de behandeling uit en registreert de nodige gegevens in het patiëntdossier. Naast de ingave van de behandeling kan het ook relevant zijn om de anamnese (Gebitskaart > Overige > Anamnese) en/of de medische antecedenten (Patiëntdossier > Antecedenten) aan te vullen.
3. Na de behandeling controleert de tandarts de uitgevoerde behandeling, bv. door het patiëntdossier te openen of door even langs te gaan in het kabinet waar de mondhygiënist werkt. Hier worden de instructies uit stap 1 geformaliseerd door het voorschrift aan te maken voorafgaand aan het verwerken.

Merk op dat de 1e stap in deze workflow heel belangrijk is. Het is wel degelijk de tandarts die de instructie geeft aan de mondhygiënist om de behandelingen uit te voeren waar een voorschrift vereist is. Het formaliseren van deze instructie gebeurt voorafgaand aan het verwerken omdat op dit moment alle informatie gekend is om het voorschrift op een vlotte manier aan te maken. Hiermee vermijden we extra administratie zodat jullie beter kunnen focussen op een kwaliteitsvolle zorg voor jullie patiënten.

Tip: de standaard items en bijhorende waarden van een anamnese kan je aanpassen via Praktijkbeheer > Bibliotheek > Pijltje naast "Opmerkingen bij behandelingen" > Anamnese.

Hoe maak ik het voorschrift aan?

Dit kan op 2 manieren:

1. Via de knop "Voorschrift aanmaken" in het "Afrekenen" venster. Als er nog geen voorschrift werd aangemaakt voor een mondhygiënist behandeling, zie je dit aan het rode voorschrift icoon.
   
   
2. Via de melding die verschijnt na een klik op "Verwerken" als er nog geen voorschrift aangemaakt werd.

De tandarts keurt dan het voorschrift goed, ook hier zijn er 2 mogelijkheden:

• Vanop de PC waar de mondhygiënist is ingelogd: hier wordt gevraagd aan de tandarts om zijn/haar Passport PIN-code in te geven. Hiermee wordt de handtekening van de tandarts op een veilige manier toegevoegd aan het voorschrift.
• Vanop de PC waar de tandarts is ingelogd via Passport: hier volstaat het om de patiëntfiche te openen en via het "Afrekenen" venster het voorschrift goed te keuren. Het ingeven van de Passport PIN-code is hier niet meer nodig.

Moet ik steeds iets invullen bij "Anamnese" en/of "Relevante bijkomende inlichtingen"?

Als er geen relevante zaken zijn, mag dit leeggelaten worden. 2 voorbeelden van relevante info om op het voorschrift te vermelden:

• Endocarditis bij een tandsteenreiniging
• Overgevoeligheid kunstharsen bij een verzegeling

De tandarts die voorschrijft is niet aanwezig in de praktijk

In deze situatie kan je bovenstaande werkwijze niet toepassen. Hier zijn er 2 mogelijkheden:

1. De tandarts geeft de uit te voeren behandelingen op voorhand in zodat de bijhorende codes al in de afrekening staan. Daar kan je dan het voorschrift al aanmaken.
2. Je kan het voorschrift ook aanmaken via de communicatiemodule in CareConnect Dentist. Dit doe je bv. als de mondhygiënist die de behandeling zal uitvoeren in een andere praktijk werkt.

Het voorschrift aanmaken via de communicatiemodule kan als volgt:

• Klik hier om het voorschriftformulier te downloaden.
• Voeg dit voorschriftformulier als model toe aan de communicatiemodule.
  • Tip: maak een nieuw model aan en sleep het gedownloade Word-document naar de communicatiemodule om de inhoud hiervan toe te voegen aan het model.
• Open de patiënt waarvoor je een voorschrift wil maken en klik op "Nieuwe communicatie". Selecteer dan het model dat je in de vorige stap hebt toegevoegd.
  • Tip: gebruik je dit model veel? Voeg dit dan toe als favoriet.
• Vul het document aan en sla het daarna op. Zo kan je het voorschrift voorleggen mocht er op een later moment controle volgen.

Wat als de tandarts die voorschrijft verschilt van de tandarts die attesteert?

Enkel in dit geval moet je het RIZIV-nummer van de voorschrijver en eventueel ook de datum van voorschrijven aanpassen bij de behandeling in het "Afrekenen" venster. Dat kan via de kolommen "RIZIV-nr. voorschrijver" en "Datum van voorschrijven" die je helemaal rechts in de afrekening vindt.

Behandelingen verwerken

Het attesteren van deze behandelingen verloopt heel gelijkaardig aan het attesteren van tandartsen nomenclatuur, met uitzondering van onderstaande verschillen.

Rechtstreekse betaling

Hier is elektronisch attesteren (eAttest) tijdelijk niet mogelijk (tot 1/12/2022). CareConnect zal daarom steeds een papieren getuigschrift maken voor mondhygiënisten nomenclatuur. Op dit papieren getuigschrift wordt zowel de mondhygiënist als de tandarts vermeld.

Opgelet, het is de tandarts die het papieren getuigschrift ondertekent!

Derde betaler  

Om te vermijden dat jullie terug via papieren derde betaler moeten werken, hebben we een extra ontwikkeling gedaan in CareConnect. Die zorgt ervoor dat je al elektronische derde betaler getuigschriften (eFact) kan aanmaken vanaf 1 oktober, maar deze worden nog niet verstuurd naar de mutualiteit. Het versturen naar de mutualiteit gebeurt pas na 1/12/2022, zodat deze correct verwerkt kunnen worden.

Merk op dat dit geen invloed heeft op het elektronisch factureren van tandartsen nomenclatuur via eFact, daar verandert er niets. Enkel voor de mondhygiënisten nomenclatuurnummers die je attesteert, zal je de betalingen pas in december ontvangen, aangezien vroeger factureren niet mogelijk is.

Financieel

Aangezien er op naam van de tandarts wordt geattesteerd, zal je de afgerekende behandelingen en bijhorende betalingen ook op naam van de tandarts terugvinden in de financiële overzichten.

Wil je graag een onderscheid zien tussen behandelingen uitgevoerd door de mondhygiënist en behandelingen uitgevoerd door de tandarts? Dan kan dit via Boekhouding > Financieel:

Ik wil het totaalbedrag zien aan behandelingen geattesteerd op naam van een tandarts

Dit kan nog steeds door de tandarts te selecteren in het venster Financieel.

• Je ziet alle behandelingen geattesteerd op naam van de tandarts. Hieronder vallen zowel de behandelingen uitgevoerd door de tandarts als door een mondhygiënist.
• Je ziet ook alle betalingen van patiënten, gelinkt aan deze tandarts.

Ik wil het totaalbedrag zien aan behandelingen uitgevoerd door een tandarts

Hiervoor selecteer je nog steeds de tandarts in het venster Financieel, maar vink je daarnaast ook "Excl. behandelingen met mondhygiënist" aan.

• Je ziet nu alle behandelingen geattesteerd op naam van de tandarts, uitgezonderd de behandelingen waar een mondhygiënist vermeld staat. 

Ik wil het totaalbedrag zien aan behandelingen uitgevoerd door een mondhygiënist

Hiervoor selecteer je de mondhygiënist in het venster Financieel.

• Je ziet nu alle behandelingen waarbij de mondhygiënist betrokken was. Dit zijn zowel behandelingen geattesteerd op naam van de mondhygiënist (dit kan voor behandelingen buiten nomenclatuur) als behandelingen geattesteerd op naam van een tandarts, waarbij deze mondhygiënist geselecteerd was als mondhygiënist.

Diverse verbeteringen

• Het tandnummer van een hechting (3x5130 en 3x5152) wordt nu ook doorgegeven bij het elektronisch attesteren. Het RIZIV had oorsponkelijk gecommuniceerd dat dit niet vereist was, maar dit werd onlangs rechtgezet.
• De contactgegevens van de Christelijke Mutualiteiten werden geüpdatet in de lijst van mutualiteiten.
• Opgelost: de controle of er in een kwartaal al een profylactische reiniging voor personen met een beperking was geattesteerd, verliep niet altijd correct.
• Opgelost: bij het verwerken van een verzegeling zonder tandnummer werd een technische foutmelding getoond.
• Opgelost: bij het herselecteren van dezelfde behandeling via het venster "Opzoeken van een behandeling" werden de prijzen van een behandeling in het "Afreken" venster onterecht teruggezet naar de standaardprijs.