AssurMed: Digitaal verzekeringsformulieren versturen naar de private verzekeraar

Algemene context

Verschillende verzekeraars hebben de handen in elkaar geslagen om de administratie rond verzekeringsformulieren te verminderen: daarom werd AssurMed in het leven geroepen. Het doel is om op een eenvoudige manier het verzekeringsformulier te bezorgen aan de private verzekeraars. Dit is een volledig automatisch proces, waar je als tandarts niets voor hoeft te doen. Een belangrijk aandachtspunt is dat er enkel gebruik gemaakt kan worden van AssurMed indien de patiënt toestemming gegeven heeft. Dit kan via het AssurMed portaal of via Helena. 

Gegevens verzenden naar AssurMed kan op twee manieren: 

De online AssurMed procedure:

• Via CareConnect worden de getuigschriftgegevens automatisch naar het Assurmed- of patiëntenportaal verstuurd (vb. Helena).
• De patiënt kan via het portaal een terugbetaling aanvragen bij zijn gekozen verzekeraar. 
• De verzekeraar krijgt nadien toegang tot de gegevens en kan de terugbetalingsprocedure starten.

De papieren AssurMed procedure:

• Via CareConnect wordt er op het verzekeringsformulier een extra barcode afgedrukt. 
• De patiënt dient het verzekeringsformulier in bij zijn verzekeraar.
• De verzekeraar krijgt toegang tot de getuigschriftgegevens door de barcode te scannen. De terugbetalingsprocedure kan nu starten.

Hoe gaat het in zijn werk in CareConnect Dentist?

In het lint van het afrekenscherm werd een nieuwe checkbox toegevoegd: 'AssurMed'. Deze checkbox is aangevinkt indien de patiënt toestemming gegeven heeft voor AssurMed. Als tandarts kan je de checkbox voor een bepaalde afrekening uitvinken indien dit gewenst is door de patiënt. Gaf de patiënt geen toestemming? Dan is de checkbox uitgevinkt en kan dit niét gewijzigd worden door een CareConnect gebruiker. De toestemming gebeurt altijd via een patiëntenportaal. 

Bij een aangevinkte checkbox worden de getuigschriftgegevens automatisch verzonden naar AssurMed. Enkele randvoorwaarden hierbij zijn dat er een actieve eHealth-sessie moet zijn, eAttest of eFact moet geactiveerd zijn in de praktijk en dat het rijksregisternummer van de patiënt gekend moet zijn.

Wil je de gegevens op een later moment naar AssurMed sturen? Dan kan dit via een nieuwe knop 'AssurMed' in het scherm van de ereloonnota's. Via deze knop kan je de gegevens op een later tijdstip verzenden op voorwaarde dat het een getuigschrift betreft die aangemaakt werd vanaf versie 3.0.42.0 van CareConnect, dat het getuigschrift niet geannuleerd werd, dat het elektronisch verwerkt werd én nog niet verzonden geweest is naar AssurMed.

Indien je het verzekeringsformulier afdrukt voor de patiënt, dan zal er een extra tekst op het formulier afgedrukt worden. 

• Een motiverende tekst i.v.m. AssurMed indien de patiënt nog géén toestemming gegeven heeft.
• Een uitleg over wat er met het getuigschrift moet gebeuren indien de patiënt wél toestemming gaf. 
• Een bevestiging dat de getuigschriftgegevens niét digitaal verstuurd zijn indien de patiënt ervoor koos om dit specifieke getuigschrift niét door te sturen naar AssurMed.

Wat moet de patiënt vervolgens doen?

De patiënt zal het getuigschrift kunnen terugvinden op Helena. Hier kan hij per getuigschrift een terugbetaling aanvragen voor zijn gekozen verzekeraar. 

Combinatie van nomenclatuur en niet-nomenclatuur op één getuigschrift

Vanaf nu zullen behandelingen binnen en buiten nomenclatuur gecombineerd worden op één getuigschrift, ook als er elektronisch verwerkt wordt. Merk op dat enkel de nomenclatuurbehandelingen en de bijhorende bedragen verstuurd worden naar de mutualiteit via eAttest of eFact. Er wordt geen info over de behandelingen buiten nomenclatuur en de bijhorende bedragen doorgestuurd naar de mutualiteit.

Bewijsstuk via Helena

Op vraag van veel tandartsen hebben we het mogelijk gemaakt om het bewijsstuk (of verzekeringsformulier) digitaal te bezorgen aan de patiënt. Dat kan via het beveiligde patiëntenportaal Helena. 

Wat moet je hiervoor doen?

• Niets, tijdens de update wordt per behandelaar de instelling voor het afleveren van het bewijsstuk aangepast zodat het bewijsstuk ook via Helena aan de patiënt bezorgd wordt.
• Wil je deze instelling toch nog wijzigen? Dan kan dit via START > Instellingen > Afrekening > Elektronische getuigschriften > Bewijsstuk: 

Wat gebeurt er verder in CareConnect?

• De Helena-status van de patiënt wordt automatisch opgevraagd en getoond in het zijpaneel. Indien de patiënt 'beschikbaar' is, dan kan het bewijsstuk verzonden worden via Helena. Opgelet, de status 'beschikbaar' wil niet noodzakelijk zeggen dat de patiënt al een account heeft op Helena. Een patiënt is beschikbaar voor communicatie via Helena indien er een geldig INSZ gekend is voor de patiënt én de patiënt geen acties ondernomen heeft om een bepaalde zorgverlener te blokkeren, zijn Helena-account bewust te verwijderen,... Bijgevolg zullen de meeste patiënten dus beschikbaar zijn via Helena.
• Bij het afrekenen wordt het bewijsstuk automatisch verzonden naar Helena indien enkele voorwaarden voldaan zijn: de patiënt is beschikbaar, de praktijk werkt met eHealth, de behandelingen werden elektronisch verwerkt (eAttest of eFact) en de bewijsstuk-instellingen laten toe dat het afgeleverd wordt via Helena (zie hierboven). 
• De manier waarop het bewijsstuk van een bepaald getuigschrift werd afgeleverd is achteraf zichtbaar bij de ereloonnota. 

Wat moet de patiënt doen?

• De patiënt zal een e-mail krijgen dat er een nieuw document op Helena beschikbaar is. Opgelet, dit zal pas in de loop van december het geval zijn voor alle patiënten waarvan het e-mailadres gekend is in CareConnect Dentist. Tot dan zullen enkel patiënten die al een Helena account hebben deze mail notificatie ontvangen.
• Het document kan hij in zijn app of via de website van Helena terugvinden.

Overleden patiënten desactiveren

Een nieuwe functionaliteit laat toe om overleden patiënten eenvoudig te desactiveren. Zo ga je te werk:

• Duidt een patiënt aan als 'overleden'. Dit kan manueel via 'patiëntdossier > antecedenten' OF automatisch door het resultaat van de opvraging van de verzekerbaarheid over te nemen in CareConnect voor een overleden patiënt.
• Een pop-up komt tevoorschijn om te vragen of je deze patiënt ook wil desactiveren? 
• Indien ja, dan berekent CareConnect of er nog andere actieve patiënten te vinden zijn die reeds aangeduid zijn als overleden. Als er extra patiënten gevonden zijn, dan krijg je een tweede pop-up die vraagt of je deze extra patiënten ook wilt desactiveren. 

De gedesactiveerde patiënten worden bijgevolg:

• Niet meer meegenomen in de berekening van de recall.
• Niet meer gevisualiseerd in het adresverband.
• Niet meer standaard gevisualiseerd in het zoekscherm voor patiënten.
• In het rood gevisualiseerd in de telefoonmodule.

Categoriseer je patiënt aan de hand van kleurenlabels

Veel tandartsen zochten een manier om extra informatie per patiënt bij te houden en in één oogopslag te visualiseren bij het openen van de fiche. Om aan deze vraag tegemoet te komen, hebben we de volgende functionaliteit uitgewerkt: 

Via de personalia van een patiënt kan je vanaf nu een categorie toewijzen aan een patiënt. Het lijstje van mogelijke categorieën kan je volledig zelf beheren. Per categorie kan een kleur en een naam gekozen worden. De kleuren en namen van de categorieën kunnen gewijzigd worden door een rechterklik op het kleur of de naam.

Indien je een bepaalde categorie kiest voor een patiënt, dan zal de kleur van die categorie gevisualisereerd worden als een kader bij de patiëntgegevens. We tonen enkel de kleur omdat de categorie soms gebruikt kan worden om informatie bij te houden waarvan je liever niet wil dat de patiënt dit ziet (vb. slechte betalers). 

Diverse verbeteringen

• In het 20e boekjaar kan een supervisor vanaf nu zelfstandig de oudste boekjaren archiveren. Dit is nodig om het 21e boekjaar te kunnen aanmaken. Een pop-up zal tevoorschijn komen indien dit nodig is. Door de stappen in de pop-ups te volgen, kan je de oudste boekjaren archiveren. 
• Twee nieuwe eForms werden toegevoegd: REFERRAL_OLV_AALST en REFERRAL_MARIA_MIDDELARES. We raden aan om deze eForms te gebruiken als je doorverwijst naar deze ziekenhuizen.
• Op de print van het financieel rapport werd de naam van de behandelaar in de titelbalk toegevoegd. 
• Bij de instellingen rond het toepassen van de derde betaler regeling werd de leeftijdsgrens aangepast van 18 naar 19, naar analogie met de nomenclatuurwijzigingen van 1/9/2023. 
• Opgelost: De achtergrondkleur van de historiek communicatie knop wordt opnieuw ingekleurd als er communicatie gelinkt is aan de patiënt.
• Opgelost: Bij het ingeven van een herbehandeling endo via ‘planning’ of ‘bestek’, werd de behandelcode van de eerste endo toegevoegd.
• Opgelost: Gedesactiveerde mondhygiënisten worden niet langer getoond in de kolom 'mondhygiënisten' in het afrekenscherm.
• Opgelost: Items die aan de werkbalk snelle toegang toegevoegd worden zullen niet meer verdwijnen bij het (her)openen van de gebitskaart.
• Opgelost: Een technische fout verscheen wanneer meerdere velden gebruikt werden in een onderwerp van een nieuw bericht in de communicatiemodule. De technische fout werd aangepakt.
• Opgelost: Zoeken in de lijst van gebruikers in het inlogscherm kan vanaf nu zonder problemen.
• Opgelost: De knop 'Negeren en toch verwerken' wordt terug getoond als eTar faalt door het ontbreken van de eHealthsessie.