FAQ

Na de recente technische storingen bij het afrekenen, krijg je misschien de volgende melding tijdens het aanmaken van een eAttest :

190: Maximum aantal prestaties voor toegestane periode reeds bereikt 

Wat is er nu aan de hand?

Blijkbaar zijn (sommige) elektronische attesten tijdens de storing wél tot bij de mutualiteit geraakt. De patiënt kan dus rekenen op een terugbetaling. Maar nu de storingen zijn opgelost, proberen alle collega-tandartsen gretig opnieuw hun elektronische attesten door te sturen. Als de mutualiteit dan opmerkt dat bepaalde behandelingen reeds geattesteerd waren, krijg je de bovenstaande melding.

Hoe los je dit dan op?

In dit geval krijg je in de software CareConnect Dentist een waarschuwing dat de prestaties niet konden elektronisch geattesteerd worden. Gebruik in dat scherm de keuze Alle behandelingen attesteren met papieren getuigschrift(en). Dit getuigschrift hoef je niet met de patiënt mee te geven, maar bewaar het voor het geval dat de patiënt nadien geen terugbetaling zou gekregen hebben.

Een boekjaarafsluiting bestaat uit twee stappen.

 

Stap 1

  • Wanneer : aan het einde van het lopende boekjaar (2022)
  • Wat : doe een definitieve afsluiting van het vorige boekjaar (2021)
  • Hoe : Volg simpelweg de instructies bij het opstarten van CareConnect Dentist als supervisor
  • Doe dit als enige gebruiker. Sluit het programma af op alle andere werkposten.

 

Stap 2

  • Wanneer : aan het begin van het nieuwe boekjaar (2023)
  • Wat : doe een voorlopige afsluiting van het afgelopen boekjaar (2022) + aanmaken nieuw boekjaar (2023)
  • Hoe : volg simpelweg de instructies bij het opstarten van CareConnect Dentist als supervisor
  • Doe dit als enige gebruiker. Sluit het programma af op alle andere werkposten.

 

Video

Bekijk hier het instructiefilmpje (1:08)

 

Tips van de helpdesk

1- Deze stappen kunnen enkel door een supervisor uitgevoerd worden. Vaak is dit de hoofdtandarts of de praktijkverantwoordelijke die met de boekhouding kan werken.

2- Wanneer je de onderstaande melding ziet, aarzel niet om de boekjaarafsluiting ook direct uit te voeren. Je hoeft niet te wachten tot het jaar helemaal om is. 

3- Als je in Boekhouding teruggaat naar het vorige boekjaar en je merkt dat in het tabblad Boekhouding, paneel Boekjaar alle opties grijs zijn, betekent dit dat u het vorige jaar al definitief hebt afgesloten.

 

Overzicht

Situatie 1
Hoe wijzig ik de betaalwijze van een elektronisch getuigschrift?

Situatie 2
Hoe wijzig ik het afgerekende bedrag?

Situatie 3
Hoe helpt CareConnect mij verder, wanneer elektronisch getuigschrift niet functioneert?

Situatie 4
Hoe een elektronisch getuigschrift annuleren?


Situatie 1 - Hoe wijzig ik de betaalwijze van een elektronisch getuigschrift?

U merkt na het afrekenen van een elektronisch getuigschrift op, dat de betaalwijze niet correct is. In dat geval volstaat het om de boeking van de betaling aan te passen. Volg hiervoor de volgende stappen :

  1. Ga naar menu : PATIËNTDOSSIER – Afrekening - Saldo
    Selecteer Alle boekingen

  2. Selecteer de boeking met de betaling. In dit voorbeeld gaan we een contante betaling wijzigen naar een bancontact betaling. De boekingslijn bevat in de kolom Boek het woord KALL of K met de initialen van de tandarts.
    Indien de boekingslijn initieel een bancontact betaling was, dan zal in de kolom Boek het woord DV staan, met in de kolom Opmerking de vermelding 'Betaling via bancontact'.



  3. Klik op Wijzigen - Betalingswijze



  4. Selecteer de gewenste betalinswijze + bevestig met OK



  5. De boeking wordt aangepast. Indien nodig wordt een correctiegetuigschrift afgeprint om aan de transparantiewet te voldoen. 

Top

 

Situatie 2 - Hoe wijzig ik het afgerekende bedrag?

U merkt na het afrekenen van een elektronisch getuigschrift op, dat het afgerekende bedrag niet correct is. In dat geval volstaat het om de boeking van de betaling te annuleren, het juiste bedrag als voorschot af te rekenen, de beide boekingen met elkaar af te punten. Volg hiervoor de volgende stappen :

  1. Ga naar menu : PATIËNTDOSSIER – Afrekening - Saldo 
    Selecteer Alle boekingen

  2. Selecteer de boeking met de betaling. In dit voorbeeld gaan we een bedrag wijzigen dat contant werd afgerekend. De boekingslijn bevat in de kolom Boek het woord KALL of K met de initialen van de tandarts
    Indien de boekingslijn initieel een bancontact betaling was, dan zal in de kolom Boek het woord DV staan, met in de kolom Opmerking de vermelding 'Betaling via bancontact'.



  3. Klik op Annulatie 
    Een correctiegetuigschrift wordt afgedrukt indien nodig. In het huidige voorbeeld krijgt de patiënt een openstaand saldo van het geannuleerde bedrag.



  4. Ga naar het afrekenscherm via menu : PATIËNTDOSSIER - Afrekening - Afrekenen (F7) 

  5. Indien het saldo vermeld staat in 'Nu in rekening te brengen saldo', dan moet dit eerst verwijderd worden uit de afrekening via de knop Saldo in het menu.



  6. Klik op Voorschot



  7. Geef het correcte bedrag in en bevestig met OK



  8. Selecteer de juiste betaalwijze en klik op Verwerken



    Het verwerkte voorschot komt in het saldo van de patiënt. Er wordt indien nodig een papieren getuigschrift afgedrukt om te voldoen aan de transparantiewet.

  9. Ga naar menu : PATIËNTDOSSIER – Afrekening - Saldo
    Selecteer Alle boekingen + klik op Afpunten



  10. Selecteer de boekinslijnen van de Factuur (FV) en van de nieuwe betaling en bevestig met OK



  11. Een correctieboeking wordt uitgevoerd. Bevestig dat de omzet wordt aangepast.

Top 

 

Situatie 3 - Hoe helpt CareConnect mij verder, wanneer elektronisch getuigschrift niet functioneert?

Wanneer het aanmaken van het elektronische getuigschrift faalt door een technische storing, of door een weigering van de mutualiteit, dan zal CareConnect je de keuze geven om  :

  • ofwel een papieren getuigschrift te maken
  • ofwel terug te keren naar de afrekening + geen getuigschrift op te maken

Als je kiest voor papieren getuigschrift, wordt alles netjes verwerkt en afgeboekt op de klassieke methode. Gebruik je een getuigschriftenprinter, dan komt er een papieren getuigschrift uit de printer gerold. Wie de getuigschriften schrijft, moet hier zelf een getuigschrift schrijven.

Kies je er echter voor om terug te keren naar de afrekening dan bestaan volgende 2 situaties :

  • Betaling is cash
    De betaling wordt niet geregistreerd. CareConnect geeft de melding om het betaalde geld terug aan de patiënt te geven. De mogelijkheid wordt geboden om nog correcties uit te voeren in het afrekenscherm, dit kan nadien opnieuw afrekend worden.



  • Betaling is via bankterminal
    De betaling wordt wel geregistreerd als voorschot bij de patiënt. Is de betaling nog niet gebeurd? Annuleer dan dit voorschot via het saldo van de patiënt.
    Is de betaling wel al gebeurd, dan kan bij de volgende afrekening van deze patiënt dit voorschot opgenomen worden.

Top

 

Situatie 4 - Hoe een elektronisch getuigschrift annuleren?

Annulatie van een elektronisch getuigschrift verloopt gelijkaardig zoals dat van een klassiek papieren getuigschrift. Hou er wel rekening mee dat de mutualiteit om een motivatie vraagt, waarom je het elektronisch getuigschrift annuleert. Grosso modo zijn de belangrijkste redenen om te annuleren :

  • Getuigschrift bevat foute prestaties (nomenclatuurnr, tandnr, ...)
  • Getuigschrift bevat foute behandelaar 
  • Getuigschrift opgemaakt voor de verkeerde patiënt

Hoe ga je te werk?

  1. Ga naar menu : PATIËNTDOSSIER – Saldo
    Selecteer Alle boekingen

  2. Selecteer de juiste boeking van de Factuur van het getuigschrift (vermelding FV)



  3. Klik op Annulatie 
    Een correctiegetuigschrift wordt afgedrukt indien nodig.

  4. Let op : de betalingsboeking (in dit voorbeeld met vermelding KALL of K met initialen van de behandelaar) wordt niet automatisch geannuleerd.
    De betaling blijft als beschikbaar saldo voor de patiënt, maar kan (indien gewenst) apart geannuleerd worden.

Top

Krijgt u nog volgende melding bij het opstarten van CareConnect?

Sluit dan nu definitief boekjaar 2019 af. Zo kan u begin januari vlot van start gaan met het nieuwe boekjaar 2021.

Video : Definitieve jaarafsluiting met CareConnect 

 

Wanneer u voor de eerste keer CareConnect opstart in 2021, zal automatisch de voorlopige jaarafsluiting van 2020 uitgevoerd worden als dit nog niet gebeurd is. U kan nog altijd wijzigingen aanbrengen in een boekjaar dat voorlopig is afgesloten. Enkel na definitieve afsluiting is dit niet meer mogelijk.

Video : Starten met een nieuw boekjaar in CareConnect

 

Als er fouten gevonden worden bij de voorlopige jaarafsluiting, kan u zonder problemen verder werken in CareConnect. Laat in dit geval een bericht achter via de “Helpdesk” knop in CareConnect en dan contacteren wij u om deze fouten recht te zetten.

Wanneer u merkt dat de nummering van de verwerkte getuigschriften in CareConnect niet meer overeenstemt met de ‘papieren’ nummering, bestaat in CareConnect de mogelijkheid om deze geregistreerde getuigschriften te hernummeren zodat deze weer overeenstemmen.

Deze functie ‘Aanpassen getuigschriftnummers’ vindt u onder de menu ‘Boekhouding’ via het pijltje in de rechteronderhoek van het paneel ‘Verrichtingen’.

Vervolgens krijgt u het volgende scherm:

U kan kiezen om één nummer te vervangen door een ander nummer of om een reeks opeenvolgende nummers aan te passen. Bij een reeks, op te geven ‘van-nummer’ / ‘tot-nummer’, hebt u de mogelijkheid om ofwel de nummers met een vaste waarde te verhogen of te verlagen ofwel om de reeks te laten herstarten vanaf een nieuw nummer.

Na 'Ok' gedrukt te hebben krijgt u ter controle een scherm waarop u kan zien welke nummer(s) door welke nummer(s) vervangen worden. Enkel nog 'OK' klikken om de aanpassing door te voeren.

Ontdek en gebruik de CareConnect sneltoetsen! Hiermee roept u zeer snel de gewenste functie in CareConnect aan en zal uw snelheid van werken in CareConnect gevoelig verhogen. Hieronder vindt u een overzicht van de meest gebruikte.

  • F1 :    CareConnect help
  • F3 :    Zoeken patiënt
  • F4 :    Nieuwe patiënt
  • F5 :    Gebitskaart
  • F6 :    Historiek behandelingen
  • F7 :    Afrekenen
  • F8 :    Personalia
  • F9 :    Saldo
  • F11 :  Historiek communicatie
  • F12 :  Agenda