Vlot van start met elektronische derde betaler (eFact)
De allereerste stap in het elektronisch factureren in derde betaler begint bij het verwerken van een elektronisch getuigschrift. Lees hier welke vereisten er zijn en hoe je in enkele stappen van start gaat met eFact.
1. Inloggen met Corilus Passport
eFact behoort tot de Corilus Cloud diensten en deze vereisen om steeds in te loggen met Passport. Nog niet gestart met Passport? Volg de instructies in het login scherm of lees hier alle stappen om een account aan te maken.
2. Geldig eHealth certificaat
Elektronisch facturen is een eHealth-dienst en vereist dus een geldig eHealth certificaat. Zorg dus steeds dat voor alle behandelaars een geldig eHealth certificaat geconfigureerd is.
3. Instellingen
|
Opgelet: Indien je nog geen gebruik maakte van papieren derde betaler, ga dan eerst naar de tab 'Derde betaler' en vink de checkbox aan. Sluit het instellingen venster en ga vervolgens naar Praktijk > Bibliotheek > Mutualiteiten. Vervolgens klik je onderaan in dit venster op 'RDB allen' > Toegepast om de regeling derde betaler voor alle mutualiteiten toe te passen. Indien gewenst kan je dit individueel per mutualiteit aanpassen via de knop 'Wijzigen' en vervolgens de checkbox 'Regeling derde betaler' uit te vinken. |
Om van start te gaan met eFact dien je simpelweg in de 'Afrekening' tab onder de groep 'Elektronische getuigschriften' de nieuwe checkbox 'eFact' aan te vinken.
Belangrijk: Stel de juiste entiteit in waarvan het KBO- en rekeningnummer gebruikt moet worden en controleer of de gegevens correct zijn ingevuld. Controleer eveneens dat het correcte BIC nummer is ingevuld naast het opgegeven rekeningnummer.
4. Stel de UCP code in
Om een elektronische factuur te verzenden naar de christelijke mutualiteiten, moet je een UCP code instellen. Indien deze nog niet is ingesteld zal er bovenaan het eFact scherm een waarschuwingsboodschap getoond worden. Een klik op deze boodschap verwijst je door naar het scherm met de praktijk instellingen waar je de volgende stappen uitvoert:
- Klik op 'Zoek op'.
- Geef de postcode van jouw adres dat bekend is bij het RIZIV in, selecteer je taal en klik vervolgens op 'Zoek op'.
- De juist UCP code is nu ingevuld.
- Klik op 'Opslaan' om de instelling te bewaren.
5. Creeër je eerste eFact getuigschrift!
Je kan nu elektronisch attesteren in derde betaler. Wil je zekerheid van de terugbetaling? Laat bij het verwerken van de afrekening steeds 'automatisch ophalen' aangevinkt zodat de tarieven worden geraadpleegd via de dienst eTar.
Het eFact bewijsstuk is gebasseerd op het uniform bewijsstuk dat is goedgekeurd door de NCTZ en wordt geprint op het handige DL formaat.
Belangrijk: werk je als tandarts in meer dan 1 praktijk?
Indien je als tandarts/behandelaar in meerdere praktijken elektronisch wil facturen in derde betaler, is het belangrijk dat de zendingsnummering niet in conflict komt. Elke factuur bevat een zendingsnummer dat uniek moet zijn per gebruiker per landsbond. De mutualiteit zal een factuur met een zendingsnummer dat al eens gebruikt werd steeds weigeren. Om dit te vermijden moet je bij het opstarten van eFact de zendingsnummering verhogen in reeksen van 200 per bijkomende praktijk waar je werkt. Dat kan een gebruiker met supervisor-rechten aanpassen via het instellingen scherm binnen de eFact module.
Volg de onderonderstaande stappen voor een behandelaar die in twee verschillende praktijken werkt:
- Ga naar de tab 'Boekhouding' en klikt op 'eFact'.
- In de linker toolbar klik je op het onderste icoon 'Instellingen'
- In de tab 'Behandelaar' selecteer je de behandelaar in het dropdown menu.
- Onder de hoofding 'Zendingsnummers' verhoog je het zendingsnummer met 200 voor elke mutualiteit en klik vervolgens op 'Opslaan'.
- Herhaal stap 1 t.e.m. 4 in tweede praktijk verhoog je met 400, in de derde praktijk met 600, enz.
Aanmaken en opvolgen van facturen
Verzendingsklaar
In de tab 'Verzendingsklaar' worden alle eFact getuigschriften verzameld vooraleer ze naar de desbetreffende mutualiteiten worden verzonden. De tabel ordent de eFact getuigschriften per mutualiteit en per behandelaar. Klik op het pijltje naast de factuur om de getuigschriften zichtbaar te maken.
Automatisch facturen verzenden
De functie ‘Automatisch facturen verzenden’ is standaard actief en zorgt ervoor dat alle eFact getuigschriften wekelijks doorgestuurd worden naar de mutualiteiten op voorwaarde dat de eHealth sessie* van de behandelaar beschikbaar is. Dit wordt aangeduid met een groen bolletje naast de naam van de behandelaar. Indien de eHealth sessie niet beschikbaar is, zal de functionaliteit hier rekening mee houden en worden de eFact getuigschriften verzonden wanneer de eHealth sessie terug beschikbaar is. Bovendien is het steeds mogelijk ‘manueel’ te factureren bovenop de automatisch functie bv. indien je alle facturen op de laatste dag van de maand wil verzenden.
* Indien de behandelaar een geldig eHealth certificaat heeft, wordt er automatisch een eHealth sessie gestart wanneer er gebruik wordt gemaakt van een eHealth service zoals bv. het elektronisch attesteren of opvragen van eGMD. De eHealth sessie is blijft beschikbaar tot de volgende dag.
Manueel facturen verzenden via de knop ‘Factureren’
Schakel automatisch verzenden uit indien je verkiest om de eFact attesten onmiddelijk te factureren via de knop ‘Factureren’
In verwerking
De ‘In verwerking’ tab toont alle facturen die naar de mutualiteiten zijn verzonden en nog in verwerking zijn. De mutualiteit zal normaal steeds binnen de 2 weken de factuur verwerken. Indien de factuur een rode achtergrondkleur heeft, betekent dit dat deze al meer dan 1 maand in verwerking is. Hoogstwaarschijnlijk is er iets fout gelopen en raden we aan contact op te nemen met de desbetreffende mutualiteit. Via het detail scherm kan je de factuur dan opnieuw verzenden indien nodig.
Geweigerd
In deze tab vind je de getuigschriften en facturen die door de mutualiteiten geweigerd zijn.
Geweigerde getuigschriften
Omwille van verschillende redenen kan een getuigschrift geweigerd worden door de mutualiteit. Klik op ‘Bewerk’ om de details van het getuigschrift te bekijken. Bovenaan het scherm wordt de reden van de weigering getoond en kan je aan de hand van deze informatie de gepaste actie ondernemen.
Volledig geweigerd getuigschrift
Wanneer de mutualiteit een reden opgeeft waarom alle behandelingen van het getuigschrift geweigerd zijn, heb je 2 mogelijkheden
- Opnieuw verwerken: deze actie kan je toepassen als het getuigschrift onterecht geweigerd werd. Als de mutualiteit dit bevestigt, kan je het getuigschrift opnieuw klaarzetten voor verzending door te klikken op de knop "Opnieuw verwerken". Het getuigschrift zal dan terug naar in de verzendingsklaar tab staan.
- Annulatie: is de weigering terecht? Dan moet je het getuigschrift annuleren. Na een klik op "Annulatie" wordt de gekende annulatie flow van CareConnect gestart. Optioneel kan je een negatieve ereloonnota afdrukken en ervoor kiezen de behandelingen al dan niet terug op te nemen in de afrekening. Zo kan je bv. nog een aanpassing maken aan deze behandeling om deze daarna opnieuw te verwerken.
Gedeeltelijk geweigerd getuigschrift
Het is mogelijk dat de mutualiteit het getuigschrift heeft aanvaard, maar toch één of meerdere behandelingen heeft geweigerd. In het detailscherm van het getuigschrift, heb je de mogelijkheid het mutualiteitsbedrag van de geweigerde behandeling over te dragen naar de patiënt. Dit doe je door te klikken op het icoon uiterst rechts op de lijn van de geweigerde behandeling. Na het al dan niet overdragen van het mutualiteitsbedrag naar de patiënt klik je op ‘Afgewerkt’ om het getuigschrift te finaliseren.
Geweigerde facturen
De meestvoorkomende situatie waarbij een factuur volledig geweigerd wordt, is wanneer er teveel getuigschriften binnen deze factuur geweigerd worden. In dat geval klik je op "Opnieuw verwerken" bij de factuur. De geweigerde getuigschriften kan je dan verder opvolgen via de tabel "Attesten" in de tab "Geweigerd". De overige getuigschriften komen terug onder "Verzendingsklaar" te staan.
Registreer betaling
Wanneer de mutualiteit een factuur heeft aanvaard, zal de betaling kort daarna volgen. In de ‘Registreer betaling’ tab is het mogelijk de betalingsinformatie op je bankrekening te vergelijken met dit overzicht. De actie ‘Registreer’ opent een venster waar je de datum van betaling kan aanpassen en de betaling kan registreren. Daarna komt de factuur in de tab ‘Afgewerkt’ terecht.
Automatisch registreren van betalingen
Als je de manuele registratie van de betalingen wenst over te slaan, kan dit door de functie ‘Automatische registratie van betalingen’ aan te zetten. Alle facturen die aanvaard zijn door de mutualiteit zullen rechtstreeks in de ‘Afgewerkt’ tab terecht komen.
Kan ik nog papieren 3e betaler gebruiken voor bv. facturatie aan het Rode Kruis?
Ja, het is mogelijk om na het activeren van eFact nog steeds met papieren derde betaler af te rekenen voor bepaalde mutualiteiten of zelf toegevoegde instellingen zoals bv. Rode kruis of Fedasil. Standaard zal eFact gebruikt worden voor alle mutualiteiten met een nummer tussen 100 en 990. Indien je deze selectie wil aanpassen kan dit als volgt:
- Ga naar de tab ´Praktijkbeheer' en klik op 'Mutualiteiten'.
- Selecteer een mutualiteit en klik op 'Wijzigen'.
- Vink de checkbox 'eFact' uit indien je niet met elektronische derde betaler wil afrekenen.
- Klik op 'OK' om de wijziging aan te passen.
