Elektronische getuigschriften

Starten met elektronisch attesteren

  1. Maak uw persoonlijke Passport account aan. Klik hiervoor op "Passport login" in het loginvenster. Benodigdheden:
    • Uw identiteitskaart (eID) en PIN-code
    • Een persoonlijk e-mailadres
    • Een persoonlijk GSM-nummer
  2. Activeer elektronisch attesteren (per behandelaar) via START > Instellingen > Afrekening.

Maakt u nog geen elektronische voorschriften via CareConnect? Kijk dan onderstaande configuraties ook even na:

  1. De printer voor het afdrukken van het bewijsstuk kiest u per werkpost via Instellingen > Printers > "Documenten op voorschriftformaat"
    • Bent u op zoek naar een geschikte printer voor dit type documenten? Neem dan even contact op met uw vertegenwoordiger, hij of zij geeft u graag advies op maat!
  2. Om elektronisch te attesteren heeft iedere behandelaar een persoonlijk eHealth certificaat nodig.

Waarom elektronisch attesteren?

  1. Elektronisch attesteren draagt bij aan een vlotte medische beleving van uw patiënten.
    • Binnen de 1 à 3 dagen staat het terugbetalingsbedrag al op de rekening van de patiënt.
  2. U hebt geen matrixprinter nodig om elektronisch te attesteren.
  3. U draagt bij aan een up-to-date behandelhistoriek van de patiënt bij de mutualiteit.
    • De uitgevoerde behandelingen worden op het moment van attesteren al doorgestuurd naar de mutualiteit.

Hou er wel rekening mee dat de uitbetaling aan de patiënt door de mutualiteit los staat van de betaalwijze. Betaalt de patiënt later via overschrijving? Ook dan zal de terugbetaling 1 à 3 dagen na het attesteren al toekomen op zijn/haar rekening.

Hebt u elektronisch attesteren geactiveerd en wenst u éénmalig toch een papieren getuigschrift aan te maken? Dan vinkt u het vakje Elektronische getuigschriften uit in de afrekening voordat u op Verwerken klikt. Weet wel dat de mutualiteit vraagt om zoveel mogelijk elektronisch te attesteren eens u hiermee van start gaat.

Heb ik nog papieren getuigschriften nodig (3e betaler buiten beschouwing gelaten)?

Ja, in volgende situaties:

  1. Voor patiënten waarvan u het rijksregisternummer (INSZ) niet kent.
    • Tip: vraag aan kinderen zonder kids ID om een klevertje met de mutualiteitsgegevens mee te brengen. Dan kan u het INSZ manueel invullen onder PATIËNTDOSSIER > Personalia.
  2. Als u een cash betaling verwerkt van een voorschot of een openstaand saldo, zonder dat er behandelingen verwerkt worden.
    • Het fiscaal strookje van het papieren getuigschrift geldt dan namelijk als betaalbewijs.
  3. Bij een technische storing (internet, eHealth, mutualiteiten, ...).
    • De praktijk toont gelukkig wel aan dat dergelijke storingen uitzonderlijk voorkomen bij het elektronisch attesteren.

Wat de matrixprinter betreft, geven we het advies om deze nog even te behouden. Als u na een tijd merkt dat deze nog maar uitzonderlijk gebruikt wordt, kan u overwegen om de matrixprinter af te schaffen en indien nodig het getuigschrift met de hand in te vullen. 

Annulatie van een elektronisch getuigschrift

Uiteraard wordt dit best zoveel mogelijk vermeden, maar indien nodig kan u een elektronisch getuigschrift annuleren. Dit doet u als volgt:

  • Ga naar PATIËNTDOSSIER > Saldo (F9)
  • Selecteer "Alle boekingen"
  • Selecteer de FV-lijn van het elektronisch getuigschrift dat u wilt annuleren en klik op de knop Annulatie.

Er zit geen limiet op de tijd die tussen de creatie en de annulatie van het elektronisch getuigschrift mag zitten. We raden wel aan om zo snel mogelijk te annuleren, want dat vergemakkelijkt de opvolging voor de mutualiteit. Mocht de terugbetalingsprocedure toch al gestart zijn, neemt de mutualiteit zelf contact op met de patiënt om dit recht te zetten.

Opgelet, u mag het elektronisch getuigschrift niet annuleren om de betaalwijze of het betaald bedrag aan te passen. Hoe dat in zijn werk gaat, leest u hieronder.

Wat als ik het betaald bedrag wil aanpassen?

  1. Annuleer de boeking van de betaling
  2. Reken het juiste bedrag af als voorschot
  3. Punt beide boekingen met elkaar af

Klik hier voor meer gedetailleerde info over welke stappen u hiervoor moet doorlopen.

Wat als er een technisch probleem is bij het elektronisch attesteren?

Dit zou maar uitzonderlijk mogen voorkomen. Mocht er bv. een tijdelijke storing zijn bij de mutualiteit, treedt automatisch de fall-backoplossing van MyCareNet in werking zodat u toch nog elektronisch kan attesteren.

Als er zich dan toch nog een technisch probleem voordoet, attesteert u best via een papieren getuigschrift. Dit kan via de knop Alle behandelingen attesteren met papieren getuigschrift(en) in de technische foutmelding.

Bedragen die u bovenop het conventietarief aanrekent doorsturen naar de mutualiteit

Onder START > Instellingen > Afrekening > Elektronische getuigschriften kan u het vakje Stuur het bedrag dat ik bovenop het conventietarief aanreken door naar de mutualiteit aan- of uitvinken. Als u dit aanvinkt en u rekent meer aan dan het conventietarief, dan wordt het bedrag bovenop het conventietarief ook doorgestuurd naar de mutualiteit.

Als u dit uitvinkt wordt dus enkel het bedrag tot maximum het conventietarief doorgestuurd. Enkele voorbeelden ter verduidelijking:

  • Als u exact het conventietarief of minder dan het conventietarief aanrekent, wordt het volledige bedrag dat u aanrekent voor de behandeling doorgestuurd naar de mutualiteit.
  • Als u meer dan het conventietarief aanrekent, zal toch enkel het conventietarief worden doorgestuurd naar de mutualiteit.
  • De bedragen die u aanrekent voor behandelingen buiten nomenclatuur en de pseudocodes met maximumtarieven worden ook niet doorgestuurd naar de mutualiteit.

Deze instelling staat standaard uitgevinkt. Er is namelijk geen verplichting om de bedragen bovenop het conventietarief door te sturen naar de mutualiteit. Ter info, ook voor de aanvullende tandverzekeringen maakt het aan- of uitvinken van deze instelling geen verschil. De mutualiteit zal zich enkel en alleen baseren op de bedragen die vermeld staan op het formulier dat de patiënt aan zijn of haar mutualiteit bezorgt.

Op het bewijsstuk wordt uiteraard wel steeds het volledige bedrag, dat u aanrekent aan de patiënt, vermeld.

Wanneer is elektronisch attesteren niet mogelijk?

U bent niet ingelogd met Passport

U moet ingelogd zijn met Passport om toegang te krijgen tot de Corilus cloud diensten, zoals elektronisch attesteren.

U attesteert een behandeling op een datum in het verleden

U kan enkel behandelingen elektronisch attesteren die dezelfde dag uitgevoerd werden. Dit is een beperking, opgelegd door de overheid, bij het elektronisch attesteren.

Er zijn enkele uitzonderingen hierop voor volgende ortho en prothesebehandelingen:

  • 305616-305620: activatie (forfait regelmatige ortho-behandeling)
  • 305734-305620: activatie tijdens verlenging
  • 305572-305583: analyse en opstellen behandelingsplan
  • 305911-305922: schedelanalyse op teleradiografie
  • Alle pseudocodes gelinkt aan de voorbereidende fasen bij de plaatsing van een prothese (389675-389686, 389690-389701, 389712-389723, 389734-389745, 389756-389760, 389771-389782, 389793-389804, 389815-389826) 

Bovenstaande behandelingen kan u attesteren op een datum in het verleden, op voorwaarde dat er samen met deze behandelingen minstens één behandeling op datum van vandaag geattesteerd wordt.

Opgelet, weet dat het aanpassen van de datum van een behandeling naar de datum van vandaag (om deze toch elektronisch te kunnen attesteren) wettelijk niet toegelaten is.

Het rijksregisternummer (INSZ) van de patiënt ontbreekt

Om de patiënt correct te kunnen identificeren, heeft de mutualiteit het INSZ van de patiënt nodig.

Als het INSZ van de patiënt niet is ingevuld in de fiche in CareConnect, zal u dus geen elektronisch getuigschrift kunnen opmaken voor deze patiënt. U kan het INSZ als volgt toevoegen aan de patiëntfiche:

  1. Lees de elektronische identiteitskaart (eID) in van de patiënt. CareConnect werkt het INSZ dan automatisch bij.
  2. Vul het INSZ manueel in via PATIËNTDOSSIER > Personalia

Tip: vraag aan kinderen zonder kids ID om een klevertje met de mutualiteitsgegevens mee te brengen. Daar vindt u ook het INSZ op terug.

De behandelaar laat niet toe dat u zijn/haar behandelingen elektronisch attesteert

Iedere behandelaar moet expliciet toestemming geven aan een andere gebruiker om zijn/haar behandelingen elektronisch te attesteren. De behandelaar in kwestie kan dit instellen via de knop Wie mag mijn behandelingen attesteren onder START > Instellingen > Afrekening.

De eHealth sessie van de behandelaar ontbreekt

Om elektronisch te attesteren, is de eHealth sessie vereist van de behandelaar die de behandelingen heeft uitgevoerd. Dit wil zeggen dat bij deze behandelaar een persoonlijk eHealth certificaat geconfigureerd moet zijn. Als deze sessie nog niet actief is, zal CareConnect u begeleiden bij het aanmaken van de sessie.

Overige

  • De voornaam van de patiënt moet ingevuld zijn. Deze kan u invullen via PATIËNTDOSSIER > Personalia.
  • De behandelaar moet aangeven welk KBO-nummer gebruikt wordt voor de elektronische getuigschriften via START > Instellingen > Afrekening > Elektronische getuigschriften. Dit KBO-nummer moet geldig zijn (10 cijfers) en moet gekend zijn in CareConnect:
  1. De behandelaar gebruikt zijn eigen KBO-nummer: dit KBO-nummer moet de behandelaar zelf aanpassen via START > Instellingen > Gebruiker
  2. De behandelaar gebruikt het KBO-nummer van de innende instelling: dit KBO-nummer kan elke supervisor gebruiker aanpassen via  START > Instellingen > Innende Instelling
  3. De behandelaar gebruikt het KBO-nummer van de hoofdbehandelaar: dit KBO-nummer moet de hoofdbehandelaar zelf aanpassen via START > Instellingen > Gebruiker

Wat met de betaling als het elektronisch attesteren faalt?

U hebt afgerekend via de betaalterminal (Bancontact, VISA, MasterCard, ...)

Om te vermijden dat de betaling niet geregistreerd wordt, zal CareConnect het betaalde bedrag dat overeenkomt met het gefaalde elektronische getuigschrift automatisch als voorschot inboeken.

Als u de behandelingen die nog in de afrekening staan later opnieuw afrekent (via een papieren of elektronisch getuigschrift), hoeft u enkel nog dit voorschot op te nemen bij die afrekening:

  • Klik op de knop Saldo in het menu van de afrekening:
  • Vink de lijn aan die overeenkomt met het voorschot dat zojuist ingeboekt werd en klik op OK:
  • Klik daarna op Verwerken

Als uw betaalterminal niet gelinkt is aan CareConnect, is de betaling mogelijk nog niet gebeurd. In dat geval moet u het voorschot dat automatisch ingeboekt werd annuleren via PATIËNTDOSSIER > Saldo.  

U hebt afgerekend via contante betaling

In dit geval wordt er geen betaling ingeboekt als het aanmaken van het elektronisch getuigschrift faalt. CareConnect toont dan een melding met het bedrag dat overeenkomt met het gefaalde elektronische getuigschrift. 

Wat met behandelingen die ik in 3e betaler afreken?

Voorlopig is het nog niet mogelijk in CareConnect om dit op elektronische wijze te doen. Het attesteren en factureren van behandelingen in 3e betaler doet u dus voorlopig nog via papieren getuigschriften en verzamelstaten.

Elektronische 3e betaler (eFact) heeft momenteel wel de hoogste prioriteit op onze planning en zal dus beschikbaar worden in een volgende versie van CareConnect.

Reden van behandeling

Bij een elektronisch getuigschrift kan u een reden van behandeling opgeven. Deze wordt dan meegestuurd naar de mutualiteit zodat zij al een eerste boekhoudkundige oriëntatie kunnen geven aan het getuigschrift. Als u de reden van behandeling niet terugvindt in de lijst, is de standaardwaarde Andere gevallen van toepassing.