Modellen

Waarom werken met modellen?

Modellen zijn bedoeld voor communicatie die frequent gebruikt wordt. Een model bevat een vooraf gedefinieerde opmaak en inhoud die variabel kan zijn per patiënt, contact of behandelaar. Wanneer u dan een model gebruikt voor het aanmaken van een document of e-mail worden de nodige gegevens automatisch ingevuld.

Een model in Baltes kan tot 8 modelvarianten bevatten. Per taal (Nederlands, Frans, Engels en Duits) en per type (document en e-mail) kan er één variant gemaakt worden. Bij het opstellen van communicatie voor een patiënt stelt Baltes automatisch een geschikte variant voor, bijvoorbeeld de Franse e-mailvariant voor een Franstalige patiënt met e-mailadres.

Baltes maakt een onderscheid tussen document- en e-mailvarianten omdat - ondanks de gelijkaardige inhoud - de opmaak hier vrij verschillend kan zijn. Bij ieder model kan u dan volledig naar wens bepalen hoe een document of e-mail op basis van dit model eruit mag zien. Is één variant per model voor u voldoende, dan kan dit ook zonder probleem. Iedere documentvariant kan als e-mail geladen worden en omgekeerd.

Hoe stel ik een model op? 3 concrete voorbeelden.

1- In een verwijsbrief zet ik telkens de naam van de patiënt en de datum van vandaag. Moet ik dit steeds manueel opzoeken en invullen?

Nee, hiervoor kan u velden gebruiken. Een veld verwijst naar een bepaald gegeven in Baltes dat kan variëren afhankelijk van de context. Voor dit voorbeeld kan u gebruik maken van de velden 'Patiënt Naam' en 'Datum van vandaag', beschikbaar in de toolbox Velden - Basisvelden. In uw tekst worden deze velden weergeven met een veldcode : << en >>.

 U kan wisselen tussen veld- en voorbeeldweergave door te klikken op de knop Voorbeeld rechtsonder de veldenlijst.

2- Ik gebruik telkens dezelfde handtekening bij mijn e-mails. Moet ik bij een wijziging aan deze handtekening al mijn modellen gaan wijzigen?

Hier schieten snelteksten u te hulp. Een sneltekst kan tekst, afbeeldingen en velden bevatten met een bepaalde opmaak en kan ingevoegd worden in meerdere modellen. Wanneer u een wijziging maakt aan een sneltekst wordt dit ook overgenomen bij alle modellen die deze sneltekst bevatten. Een sneltekst aanmaken voor uw handtekening en deze invoegen bij de modellen waar nodig, is dus de oplossing voor bovenstaande vraag.

Ook hier kan u wisselen tussen veld- en voorbeeldweergave door te klikken op de knop Voorbeeld rechtsonder de lijst met snelteksten.

 3- Kan ik het onderwerp en de bestemmelingen van een e-mail al bepalen bij het model zelf?

Ja, dit is mogelijk. Bij de bestemmelingen kan u kiezen tussen het toevoegen van een veld of het toevoegen van een specifieke persoon in Baltes.

Bij het aanmaken van een e-mail gebaseerd op onderstaand model zal bijvoorbeeld telkens als onderwerp “Verwijzing ortho” worden ingevuld. De e-mail zal verstuurd worden naar de orthodontist die opgegeven is bij de geselecteerde patiënt, met de patiënt in CC en de gebruiker “Arts Tand” in BCC. Dit wel op voorwaarde dat de e-mailadressen gekend zijn in Baltes. Indien onbekend, worden deze velden met rood gemarkeerd.

5 handige tips om optimaal gebruik te maken van modellen

1- Categorieën

Aan een model kan u een categorie toekennen die dan wordt overgenomen bij alle documenten en e-mails die u baseert op dit model. Zo krijgt u een beter overzicht in uw modellenlijst en ziet u in één oogopslag welk type document of e-mail u voor zich heeft.

2- Modelprinter

Per model kan u bepalen welk type printer gebruikt moet worden voor het afdrukken. Als u een schoolverlet bijvoorbeeld liever op het papierformaat van een voorschrift afdrukt, kan u voor dit model instellen dat de voorschriftenprinter gebruikt moet worden.

3- Modeltype

In Baltes hebt u de keuze om communicatie al dan niet op te slaan bij een patiënt. Dit kan al bepaald worden bij het model zelf aan de hand van het modeltype. Kiest u hier “Patiënt” dan wordt de communicatie op basis van dit model standaard opgeslagen bij de geselecteerde patiënt. De keuze voor “Praktijk” zorgt ervoor dat deze communicatie niet standaard bij een patiënt wordt opgeslagen, maar onder de historiek communicatie van de praktijk terechtkomt.

4- Modellenbeheer

Modellen kunnen beheerd worden op 3 verschillende niveaus.

a- Mappen

Ieder model kan ondergebracht worden in een map naar keuze. De mappenstructuur kan u zelf bepalen.

b- Mijn modellen

Als u in een groepspraktijk werkt, heeft u mogelijk niet alle modellen nodig die beschikbaar zijn in Baltes. Bij ieder model kan u aangeven dat dit model door u gebruikt wordt. Dit model wordt dan getoond in de lijst met Mijn modellen.

c- Favorieten

Modelvarianten die u heel veel gebruikt kan u instellen als favoriet. Deze kan u bijvoorbeeld snel opvragen via de werkbalk Snelle toegang.

5- Inhoud invoegen in actief venster

Hiermee kan u eenvoudig de inhoud van een bestaande modelvariant invoegen in een andere modelvariant, een document of een e-mail. Zo kan u bijvoorbeeld een model gebruiken voor het beantwoorden van een e-mail of een bestaande modelvariant overnemen voor het aanmaken van een nieuwe modelvariant.